Wszystko, co musisz wiedzieć na start
Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą wiele osób zakłada, że będą pracować wyłącznie samodzielnie. Jednak z czasem obroty rosną, obowiązków przybywa i pojawia się naturalna potrzeba zatrudnienia pierwszego pracownika. Wielu przedsiębiorców obawia się tego kroku, bo kojarzy im się z dużymi formalnościami, kontrolami, dodatkowymi kosztami i zawiłościami, których nie mieli wcześniej. W praktyce jednak zatrudnienie pracownika w jednoosobowej działalności nie jest ani trudne, ani wyjątkowo uciążliwe. Trzeba tylko wiedzieć, jakie kroki wykonać, o czym pamiętać i jakich błędów unikać. W tym artykule przeprowadzę Cię przez cały proces od początku do końca, tak abyś dokładnie wiedział, jak wygląda zatrudnianie pracownika w jednoosobowej działalności i nie martwił się, że coś pominiesz.
Czy jednoosobowa działalność może zatrudniać pracowników?
Tak. Jednoosobowa działalność gospodarcza ma pełne prawo zatrudniać pracowników dokładnie tak samo jak każda inna firma. To, że w CEIDG widniejesz jako osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, nie ma żadnego znaczenia – stajesz się pracodawcą, a pracownik jest Twoim pracownikiem w świetle Kodeksu pracy. Oznacza to, że zyskujesz wszystkie prawa pracodawcy, ale również wszystkie obowiązki, takie jak zgłoszenia do ZUS, prowadzenie dokumentacji pracowniczej, opłacanie składek, przygotowanie listy płac czy odprowadzanie zaliczek na podatek.
Co ważne, jako przedsiębiorca nie musisz zatrudniać wyłącznie na umowę o pracę. Możesz podpisać również umowę zlecenie, umowę o dzieło albo współpracę B2B. Ważne jest tylko, aby forma była dopasowana do charakteru wykonywanej pracy.
Jaką umowę można zawrzeć z pracownikiem?
Najczęściej spotykaną formą jest umowa o pracę i to ona daje pracownikowi największą ochronę. Pracodawca musi przestrzegać przepisów Kodeksu pracy, dbać o bezpieczeństwo, pilnować urlopów, wypłacać wynagrodzenie do konkretnego dnia i prowadzić ewidencję czasu pracy. To najbardziej sformalizowana forma zatrudnienia, ale również najbardziej przewidywalna – zasady są jasne i opisane w przepisach.
Drugą opcją jest umowa zlecenie. Jest bardziej elastyczna i często tańsza, ale niesie ze sobą pewne ograniczenia. Jeśli praca wygląda jak klasyczny etat – stałe godziny, dyspozycyjność, powtarzalne zadania, kierownictwo to umowa zlecenie nie może być stosowana. Trzeba wtedy podpisać umowę o pracę, ponieważ takie są wymogi prawa. Z kolei umowa o dzieło sprawdzi się wyłącznie tam, gdzie powstaje konkretne, sprawdzalne dzieło: projekt, tekst, strona internetowa, raport. Dzieło nie może polegać na wykonywaniu powtarzalnych prac przez określony czas.
Formalności przed zatrudnieniem pracownika
Zanim pracownik pojawi się w firmie, musisz spełnić kilka podstawowych obowiązków. Pierwszym z nich są badania wstępne, które pracownik wykonuje u lekarza medycyny pracy. Ty wystawiasz skierowanie, pracownik idzie na badania, a zaświadczenie zwraca Tobie – bez tego nie może zacząć pracy. Kolejnym krokiem jest szkolenie BHP. Wbrew pozorom dotyczy ono każdej działalności – nawet jeżeli Twoja praca polega wyłącznie na siedzeniu przy komputerze.
Jeśli pracownik będzie miał dostęp do danych personalnych klientów, trzeba zadbać również o formalności związane z RODO. W większości przypadków oznacza to wyznaczenie zasad dostępu do danych, przeszkolenie pracownika i przygotowanie dokumentacji ochrony danych.
Zgłoszenia do ZUS – obowiązki pracodawcy
Każdy nowo zatrudniony pracownik musi zostać zgłoszony do ZUS – nawet jeśli pracuje tylko na kilka godzin tygodniowo. Masz na to 7 dni od momentu rozpoczęcia pracy. Zgłoszenia dokonuje się przez formularz ZUS ZUA (pełne ubezpieczenia) lub ZUS ZZA (gdy pracownik podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu, np. przy innym tytule do ubezpieczeń).
Następnie co miesiąc opłacasz składki pracownika i wysyłasz deklaracje rozliczeniowe – termin to do 15. dnia kolejnego miesiąca. Warto to robić przez biuro rachunkowe, bo błędy potrafią być kosztowne.
PPK – czy musisz zgłaszać pracownika?
Jeżeli zatrudniasz pracowników, musisz wdrożyć w firmie Pracownicze Plany Kapitałowe. Każdy pracownik automatycznie zostaje zapisany po upływie trzech miesięcy zatrudnienia – chyba że złoży rezygnację. Twoim obowiązkiem jest poinformowanie pracownika o przystąpieniu i odprowadzanie odpowiednich składek.
Ile kosztuje zatrudnienie pracownika? Rzeczywiste koszty
Wielu przedsiębiorców zaskakuje to, że całkowity koszt zatrudnienia pracownika jest znacznie wyższy niż kwota widniejąca na umowie brutto. Pensja brutto to jedno, ale pracodawca opłaca również składki po swojej stronie.
Dokładna kwota zależy od wysokości składki wypadkowej i ewentualnych ulg. Dlatego przed zatrudnieniem warto zrobić symulację kosztów, aby wiedzieć, na co się przygotować.
Dokumentacja pracownicza – co musisz prowadzić
Pracodawca ma obowiązek prowadzić pełną teczkę pracownika. Powinna ona zawierać umowę o pracę, zakres obowiązków, potwierdzenia odbycia kursu BHP, zwolnienia lekarskie, wnioski urlopowe oraz ewidencję czasu pracy. Teczka może mieć formę elektroniczną – to wygodne rozwiązanie, szczególnie dla małych firm.
Dodatkowo jako pracodawca musisz co roku przekazywać pracownikowi PIT-11, w którym podajesz łączną wysokość dochodów oraz pobranych zaliczek na podatek. Twój termin to koniec lutego.
Urlopy i prawa pracownika – o czym musisz pamiętać
Zatrudniając pracownika na umowę o pracę bierzesz odpowiedzialność za przestrzeganie jego praw. Pracownik ma prawo do urlopu wypoczynkowego, dni wolnych z tytułu ważnych wydarzeń rodzinnych, zwolnień lekarskich, a także do ochrony przed zwolnieniem w określonych przypadkach. Nie możesz tego zignorować. Przepisy są jasne, a ich naruszenie może skończyć się karami.
Warto od początku ustalić jednoznaczne zasady dotyczące godzin pracy, zgłaszania urlopów, przerw, pracy zdalnej czy dyżurów. Jasna komunikacja to podstawa dobrej współpracy.
Kiedy warto zatrudnić pierwszego pracownika?
Najczęściej dzieje się to wtedy, kiedy przedsiębiorca zaczyna mieć problem ze szklanym sufitem czasu. Zadań jest więcej niż godzin, klienci czekają zbyt długo, jakość może zacząć spadać, a rozwój firmy staje w miejscu. Zatrudnienie pracownika pozwala zdjąć z przedsiębiorcy część obowiązków, poprawić terminowość, ale też umożliwia rozwój – możesz delegować zadania i zająć się ważniejszymi obszarami biznesu.
Jeśli nie chcesz od razu zatrudniać kogoś na pełny etat, możesz zacząć od umowy zlecenia lub współpracy B2B, jeśli jest taka możliwość – dają więcej elastyczności i pozwalają przetestować współpracę.
Najczęstsze błędy początkujących pracodawców
Początkujący pracodawcy często popełniają kilka podobnych błędów. Najczęstszy to niewłaściwy dobór formy umowy – na przykład zatrudnianie na zlecenie osób, które wykonują pracę w warunkach typowych dla etatu. Innym częstym problemem jest brak terminowego zgłoszenia do ZUS, brak badania lekarskiego czy niewłaściwa ewidencja czasu pracy. Sporo błędów dotyczy też samego wynagrodzenia. Przedsiębiorcy nie kalkulują pełnego kosztu zatrudnienia i zaskakuje ich wysokość składek. Dlatego tak ważne jest, aby mieć wsparcie księgowej i dopilnować formalności od pierwszego dnia.
Lista do zrobienia – pierwszy pracownik w jednoosobowej działalności
- Ustal, jaką umowę podpiszesz z pracownikiem
Musisz wybrać formę zatrudnienia zgodną z charakterem pracy – umowa o pracę, zlecenie lub umowa o dzieło. To kluczowa decyzja, która decyduje o Twoich obowiązkach wobec pracownika i ZUS. - Przygotuj skierowanie na badania lekarskie
Zanim pracownik rozpocznie pracę, musi wykonać badania wstępne u lekarza medycyny pracy. Bez ważnego orzeczenia pracownik nie może zostać dopuszczony do wykonywania obowiązków. - Przeprowadź szkolenie BHP
Nawet przy pracy biurowej szkolenie jest obowiązkowe. Możesz zlecić je firmie zewnętrznej lub przeprowadzić online, jeśli przepisy na to pozwalają. - Przygotuj umowę oraz dokumenty pracownicze
Umowa, zakres obowiązków, oświadczenia, klauzule RODO, potwierdzenie zapoznania się z regulaminami – wszystko musi być przygotowane przed rozpoczęciem pracy. - Zgłoś pracownika do ZUS w ciągu 7 dni
To obowiązek ustawowy. Rejestracji dokonujesz przez formularz ZUS ZUA lub ZUS ZZA, zależnie od rodzaju umowy i tytułu do ubezpieczenia. - Wdróż PPK lub odbierz rezygnację
Po 3 miesiącach obowiązkowo zapisujesz pracownika do PPK, chyba że sam złoży rezygnację. Warto przypomnieć mu o tej procedurze. - Prowadź ewidencję czasu pracy oraz teczkę pracownika
Teczka pracownicza musi zawierać pełną dokumentację zatrudnienia. Możesz ją prowadzić w wersji papierowej lub elektronicznej. - Przygotuj listę płac i rozliczaj wynagrodzenie
Każdy miesiąc wymaga naliczenia pensji, składek ZUS i zaliczki na PIT. To zadanie najczęściej zleca się do biura rachunkowego. - Pamiętaj o comiesięcznych terminach
Składki ZUS i deklaracje wysyłasz do 15. dnia miesiąca. Pilnowanie terminów to obowiązek pracodawcy, a opóźnienia mogą skutkować odsetkami i wezwaniami do zapłaty. - Na koniec roku przygotuj PIT-11
Do końca lutego następnego roku przekazujesz pracownikowi oraz urzędowi skarbowemu jego PIT-11. To dokument podsumowujący dochody i pobrane zaliczki.
Zatrudnianie pracownika w jednoosobowej działalności – podsumowanie
Choć lista obowiązków wygląda na długą, w rzeczywistości większość przedsiębiorców dosyć szybko nabiera wprawy – zwłaszcza jeśli korzysta z pomocy biura rachunkowego, które przejmuje na siebie kontrolę nad formalnościami, deklaracjami i dokumentacją pracowniczą. Zatrudnienie pierwszego pracownika to ważny krok w rozwoju firmy i nie powinno być źródłem stresu, jeśli wiesz, jak wygląda proces i jakie zadania trzeba wykonać.
Jeśli chcesz mieć pewność, że wszystkie formalności związane z zatrudnieniem pracownika są prowadzone poprawnie i terminowo, możesz powierzyć je nam. Jesteśmy doświadczonym biurem rachunkowym. Dbamy o dokumenty, zgłoszenia i rozliczenia, tak abyś Ty mógł spokojnie skupić się na rozwoju swojej firmy.
