Dlaczego przedsiębiorcy korzystają z prywatnych samochodów
Wielu właścicieli firm nie wprowadza auta do ewidencji środków trwałych, bo prywatny samochód daje elastyczność. Nie trzeba przepisywać własności, a jednocześnie można zaliczać część wydatków do kosztów uzyskania przychodu i odliczać VAT. Trzeba jednak znać limity i prowadzić odpowiednią dokumentację, by fiskus nie zakwestionował rozliczeń.
Podstawy prawne
Rozliczanie prywatnego pojazdu w działalności reguluje kilka aktów prawnych:
- Ustawa o PIT – art. 23 ust. 1 pkt 46 i kolejne wskazują, w jakiej wysokości można zaliczać wydatki eksploatacyjne do kosztów uzyskania przychodu.
- Ustawa o VAT (art. 86a) – precyzuje zasady odliczania VAT w zależności od tego, czy samochód jest wykorzystywany wyłącznie w działalności, czy także prywatnie.
- Rozporządzenie Ministra Finansów z 2019 r. – wprowadza uproszczenia: brak kilometrówki przy rozliczaniu 20% kosztów.
- Kodeks cywilny – ogólne przepisy dotyczące umowy najmu czy użyczenia, jeśli samochód formalnie należy do współmałżonka lub innej osoby.
Dwa modele rozliczeń
1. Użytek mieszany – najczęstszy wariant
To sytuacja, w której autem jeździsz zarówno służbowo, jak i prywatnie.
Skutki podatkowe:
- Koszty w PIT: 20% wszystkich wydatków eksploatacyjnych – paliwo, serwis, ubezpieczenie, opłaty drogowe. Nie trzeba prowadzić kilometrówki.
- VAT: prawo do odliczenia 50% VAT z faktur związanych z autem.
2. Użytek wyłącznie firmowy – pełne odliczenia
Jeśli samochód prywatny ma służyć wyłącznie działalności gospodarczej, można:
- zaliczyć 100% wydatków do kosztów uzyskania przychodu,
- odliczyć 100% VAT,
ale trzeba spełnić warunki:
- Ewidencja przebiegu pojazdu – dokładne zapisy każdej trasy: data, cel, liczba kilometrów.
- Regulamin używania auta – wewnętrzny dokument, w którym oświadczasz, że pojazd służy wyłącznie działalności (zakaz prywatnych przejazdów).
- Zgłoszenie pojazdu na druku VAT-26 do urzędu skarbowego w ciągu 7 dni od pierwszego wydatku.
Dopiero po spełnieniu tych warunków możesz odliczać całość kosztów i VAT.
Jakie wydatki można rozliczać?
- Paliwo i energia (dla aut elektrycznych)
- Przeglądy, serwis, części zamienne
- Ubezpieczenie OC/AC – w przypadku AC limit wartości pojazdu 150 000 zł (spalinowe) i 225 000 zł (elektryczne).
- Opłaty drogowe, parkingi, myjnie
- Wynajem miejsca postojowego
Każdy wydatek musi być udokumentowany fakturą z NIP-em przedsiębiorcy.
Wprowadzenie auta do ewidencji środków trwałych – kiedy warto
Czasem bardziej opłaca się wprowadzić prywatny samochód do majątku firmy.
Korzyści:
- Możliwość amortyzacji: odpisy miesięczne obniżają dochód (limit 150 000 zł / 225 000 zł).
- 100% kosztów eksploatacji i 100% VAT (po spełnieniu warunków jak wyżej).
- Jasne zasady przy sprzedaży – auto sprzedane jako firmowe generuje przychód z działalności.
Wadą jest konieczność zapłaty podatku przy sprzedaży samochodu (dochód z działalności) i bardziej skomplikowana ewidencja.
Samochód współmałżonka lub użyczony
Auto współmałżonka lub użyczone przez osobę trzecią można rozliczać na podobnych zasadach. Wymagana jest umowa użyczenia (bezpłatna) lub najmu, aby wykazać tytuł prawny do korzystania z pojazdu. Dokument ten warto mieć w razie kontroli.
Najczęstsze błędy przedsiębiorców
- Brak faktur lub paragonów z NIP-em firmy – bez nich nie ma kosztu.
- Pełne 100% odliczenia VAT bez ewidencji przebiegu – fiskus weryfikuje to szczególnie dokładnie.
- Mieszanie wydatków prywatnych i firmowych – tankowanie do kilku aut na jednej fakturze bez opisów.
- Niezgłoszenie VAT-26 w terminie – skutkuje brakiem prawa do 100% VAT.
Jak przygotować dokumentację krok po kroku
- Zadbaj o faktury z NIP-em firmy.
- Jeśli chcesz 100% VAT – złóż druk VAT-26 i prowadź ewidencję przebiegu. (możesz to zrobić tutaj: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/ou862)
- Ustal wewnętrzny regulamin używania auta i przechowuj go razem z ewidencją.
- Co miesiąc przenoś dane do KPiR i rejestru VAT.
Jak rozliczyć samochód prywatny wykorzystywany w działalności gospodarczej – podsumowanie
Rozliczenie prywatnego samochodu w działalności gospodarczej jest w pełni legalne i może przynieść realne oszczędności, ale wymaga przestrzegania szczegółowych zasad. Standardowo przedsiębiorca ma prawo do 20% kosztów i 50% odliczenia VAT bez prowadzenia kilometrówki. Chcąc odliczać 100%, trzeba prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, zgłosić auto na VAT-26 i wprowadzić wewnętrzny regulamin. Wybór najlepszej metody zależy od intensywności użytkowania samochodu, planów inwestycyjnych oraz tego, czy w przyszłości planujesz jego sprzedaż.
Potrzebujesz wsparcia w bieżącej obsłudze księgowej?
Nasze biuro rachunkowe oferuje rzetelne prowadzenie ksiąg i rozliczeń z dbałością o zgodność z aktualnymi przepisami.
