Dla wielu początkujących przedsiębiorców temat kasy fiskalnej jest jak czarna magia. Z jednej strony słyszą, że trzeba ją mieć, z drugiej, że są wyjątki.
W tym artykule rozwiewamy wszystkie wątpliwości. Dowiesz się, kto musi mieć kasę fiskalną, kiedy możesz działać bez niej, jakie są limity i wyjątki, jak wygląda obowiązek ewidencji, a także jakie grożą kary za nieprzestrzeganie przepisów. Wszystko zebrane w jednym, aktualnym przewodniku.
Co to jest kasa fiskalna i po co się jej używa?
Kasa fiskalna to urządzenie rejestrujące sprzedaż detaliczną, głównie dla klientów indywidualnych (konsumentów). Jej podstawowym celem jest zapewnienie transparentności sprzedaży – zarówno dla klienta, jak i urzędu skarbowego.
Każda transakcja zarejestrowana na kasie fiskalnej kończy się wydrukiem paragonu, który trafia do klienta. Dane z kasy trafiają też (od 2021 r.) do systemu Krajowej Administracji Skarbowej (KAS), dzięki połączeniu online. Dlatego mówimy dziś głównie o tzw. kasach online.
Kto musi mieć kasę fiskalną – ogólna zasada
Zasadniczo każdy przedsiębiorca, który sprzedaje towary lub usługi osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej (czyli tzw. zwykłym konsumentom), ma obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej, ale są wyjątki. I jest ich sporo.
Dlatego zanim uznasz, że musisz kupić kasę, sprawdź, czy nie kwalifikujesz się do zwolnienia. Kluczowe są trzy czynniki:
- Czy sprzedajesz usługi lub towary osobom prywatnym?
- Czy przekraczasz limit obrotów?
- Czy prowadzisz działalność objętą obowiązkowym rejestrowaniem?
Zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej – kto nie musi jej mieć?
Nie każdy przedsiębiorca musi mieć kasę fiskalną. Ministerstwo Finansów przewidziało szereg wyjątków, które pozwalają prowadzić sprzedaż bez rejestrowania każdej transakcji na kasie. Najważniejsze zwolnienia to:
Zwolnienie podmiotowe – limit 20 000 zł
Jeśli w ciągu roku Twoje obroty ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych (czyli klientów detalicznych) nie przekroczą 20 000 zł brutto, możesz korzystać ze zwolnienia z kasy.
Dla przedsiębiorców rozpoczynających sprzedaż na rzecz osób prywatnych w danym roku podatkowym limit obliczamy proporcjonalnie.
Istotna w tym przypadku jest data pierwszej sprzedaży na rzecz osoby prywatnej.
Zwolnienie przedmiotowe ze względu na rodzaj działalności
Niezależnie od limitu, z kasy zwolnione są niektóre typy działalności. Przykładowo:
- usługi w zakresie nauczania na własny rachunek (np. korepetycje),
- usługi finansowe i ubezpieczeniowe,
- wynajem nieruchomości na cele mieszkaniowe (jeśli nie jest realizowana przez platformy typu Booking),
- sprzedaż wysyłkowa przez kuriera z płatnością przelewem (o ile to jedyna forma zapłaty i masz dowód wpłaty).
Warunkiem skorzystania z tych zwolnień jest udokumentowanie transakcji w sposób umożliwiający identyfikację nabywcy (czyli np. faktura, potwierdzenie przelewu z danymi kupującego).
Inne przypadki
Zwolnieni są też przedsiębiorcy, którzy prowadzą sprzedaż wyłącznie na rzecz firm, bo wtedy wystawiają faktury VAT, a nie paragony. Jeśli nie masz klientów detalicznych, kasa nie jest wymagana.
Limity i progi zwolnienia – kiedy musisz zainstalować kasę?
Jeśli przekroczysz limit 20 000 zł ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych, masz 2 miesiące od momentu przekroczenia, by zainstalować kasę.
Przykład: przekroczyłeś limit w maju – kasa musi być zainstalowana najpóźniej 1 sierpnia, ale uwaga – niektóre branże są z urzędu zobowiązane do posiadania kasy, niezależnie od limitu. Do tych branż należą m.in.:
- fryzjerzy,
- kosmetyczki,
- mechanicy samochodowi,
- lekarze i stomatolodzy,
- prawnicy,
- gastronomia (również food trucki i catering),
- usługi budowlane u klienta,
- usługi fitness i sportowe.
Jeśli działasz w którejś z tych branż i obsługujesz klientów indywidualnych – musisz mieć kasę od pierwszej sprzedaży.
Kasa fiskalna online – co to jest i kogo obowiązuje?
Od 2021 r. Ministerstwo Finansów konsekwentnie wprowadza obowiązek stosowania kas online, czyli urządzeń połączonych z systemem teleinformatycznym KAS.
Czym się różni kasa online od tradycyjnej?
- Automatycznie przesyła dane do urzędu skarbowego, bez Twojej ingerencji.
- Nie trzeba już drukować raportów miesięcznych – system zbiera je sam.
- Paragon może być papierowy lub elektroniczny (np. wysłany e-mailem).
Kogo obowiązuje kasa online?
Obowiązek posiadania kasy online dotyczy m.in.:
- gastronomii (od 2020),
- hotelarstwa i noclegów (od 2020),
- mechaników (od 2020),
- fryzjerów, kosmetyczek, lekarzy, prawników, klubów fitness (od 2021).
Nowe firmy w tych branżach muszą kupić już tylko kasę online – inne modele nie są dopuszczalne.
Jak wybrać odpowiednią kasę fiskalną?
Jeśli musisz mieć kasę, musisz też wiedzieć jaką kupić, a na rynku wybór jest spory. Oto kluczowe kwestie, które warto wziąć pod uwagę:
Rodzaj kasy – online, stacjonarna czy mobilna?
- Kasa online – obecnie obowiązkowa w większości branż.
- Kasa mobilna – mała, lekka, z wbudowanym akumulatorem, idealna dla mobilnych usług (np. budowlańcy, masażyści).
- Drukarka fiskalna – wymaga współpracy z komputerem i oprogramowaniem, lepsza dla punktów z dużą sprzedażą (np. sklepy).
Funkcje dodatkowe
- Wysyłka e-paragonu na e-mail lub SMS.
- Komunikacja z terminalem płatniczym.
- Obsługa bazy towarowej.
- Łączność z Internetem.
Certyfikacja
Nie kupuj pierwszej z brzegu kasy – urządzenie musi mieć homologację Ministerstwa Finansów. Lista certyfikowanych kas znajduje się na stronie Głównego Urzędu Miar.
Cena
Kasy online to wydatek rzędu 800-1500 zł netto. Możesz skorzystać z ulgi podatkowej: 700 zł zwrotu z urzędu skarbowego przy pierwszej instalacji kasy online.
Jakie są kary za brak kasy fiskalnej lub błędy w ewidencji?
Brak kasy lub niewłaściwe jej używanie to prosta droga do kłopotów z fiskusem. Oto, co Ci grozi:
Brak kasy, mimo obowiązku
- Brak ulgi 700 zł, jeśli nie zainstalujesz kasy na czas, tracisz prawo do zwrotu.
- Mandat skarbowy – do kilku tysięcy złotych.
- Dodatkowe zobowiązanie podatkowe – 30% wartości sprzedaży zatajonej przed rejestracją na kasie.
Wystawianie paragonów z błędami
- Brak NIP nabywcy (jeśli żąda faktury) może skutkować brakiem możliwości jej wystawienia.
- Błędy w dacie, kwocie lub opisie – mogą być podstawą do zakwestionowania transakcji.
- Nieprzesyłanie danych do KAS (np. przez brak połączenia z Internetem) – to też wykroczenie.
Fałszowanie paragonów lub nieewidencjonowanie sprzedaży
To już nie wykroczenie, ale przestępstwo skarbowe – grozi grzywna, a nawet kara ograniczenia wolności.
Kasa fiskalna – czy musisz ją mieć? Podsumowanie
Obowiązek posiadania kasy fiskalnej to temat, który budzi wśród przedsiębiorców sporo niepewności, szczególnie wśród tych, którzy dopiero zaczynają działalność. W praktyce jednak zasady są dość klarowne, jeśli sprzedajesz produkty lub usługi osobom fizycznym, co do zasady powinieneś ewidencjonować sprzedaż na kasie. Wyjątkiem są sytuacje, w których nie przekraczasz rocznego limitu 20 000 zł lub prowadzisz działalność objętą zwolnieniem przedmiotowym (np. korepetycje, wynajem mieszkań czy niektóre usługi świadczone wyłącznie online).
Warto jednak pamiętać, że są branże, w których obowiązek stosowania kasy fiskalnej i to w wersji online, obowiązuje od pierwszej sprzedaży. Dotyczy to m.in. fryzjerów, kosmetyczek, lekarzy, prawników, mechaników, gastronomii czy usług budowlanych u klienta. W tych przypadkach nie ma znaczenia, ile zarabiasz ani ilu masz klientów – kasa musi być zainstalowana od razu.
Dla osób, które dopiero wchodzą w obowiązek ewidencjonowania sprzedaży, dobrą wiadomością jest to, że można skorzystać z ulgi 700 zł na zakup pierwszej kasy fiskalnej online. Ważne jednak, by urządzenie miało aktualną homologację i było zgłoszone w urzędzie skarbowym w wymaganym terminie. Niedopełnienie tych formalności lub próby obchodzenia przepisów mogą skończyć się nie tylko mandatem, ale też poważniejszymi konsekwencjami podatkowymi.
Podsumowując, zanim zdecydujesz się na zakup kasy fiskalnej, albo odwrotnie, uznasz, że Cię to nie dotyczy – sprawdź dokładnie, jakie obowiązki wynikają z Twojego rodzaju działalności. Przepisy w tym zakresie są szczegółowe, ale konkretne. Znajomość reguł pozwala uniknąć niepotrzebnych kosztów i problemów z urzędem skarbowym, a do tego właśnie powinien dążyć każdy świadomy przedsiębiorca.
Wszystkie szczegółowe informacje na temat kasy fiskalnej znajdziesz tutaj: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00243
Jeśli nie masz pewności, czy kasa fiskalna Cię dotyczy – skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym, a pomożemy Ci to szybko i bezpiecznie rozstrzygnąć.
