Ile wyniosą całkowite koszty pracodawcy i co muszą wiedzieć przedsiębiorcy?
Od 1 stycznia 2026 roku zacznie obowiązywać nowa, wyższa płaca minimalna. Rząd potwierdził jej ostateczną wysokość na poziomie 4806 zł brutto, czyli o 140 zł więcej niż w 2025 roku. Choć dla pracowników oznacza to wzrost wynagrodzenia netto do ok. 3605 zł, to dla przedsiębiorców podwyżka oznacza realny wzrost całkowitego kosztu zatrudnienia. Minimalne wynagrodzenie wpływa nie tylko na wysokość wypłat, ale również na składki ZUS po stronie pracodawcy, koszty związane z rozliczeniem urlopów, nadgodzin, dodatków i odpraw. Dla firm, zwłaszcza tych zatrudniających pracowników o niższych stawkach, jest to jedna z najważniejszych zmian budżetowych w nadchodzącym roku.
Jak wzrost płacy minimalnej wpływa na koszty pracodawcy w 2026 roku
Dla przedsiębiorców najważniejsze nie jest to, ile pracownik dostanie na rękę, lecz to, o ile wzrosną całkowite koszty zatrudnienia jednej osoby. Płaca minimalna 4806 zł brutto oznacza automatyczny wzrost wszystkich składek po stronie pracodawcy, dlatego faktyczny koszt utrzymania stanowiska pracy będzie znacznie wyższy niż samo wynagrodzenie brutto.
Do pensji brutto pracodawca musi doliczyć obowiązkowe składki finansowane przez firmę:
- składkę emerytalną,
- składkę rentową,
- składkę wypadkową,
- Fundusz Pracy,
- FGŚP.
Po podliczeniu wszystkich obowiązkowych obciążeń okazuje się, że wynagrodzenie minimalne generuje koszt całkowity na poziomie około 5790-5820 zł miesięcznie, w zależności od stawki wypadkowej przypisanej do konkretnego przedsiębiorcy.
Dla firm zatrudniających kilku lub kilkunastu pracowników nawet pozornie niewielki wzrost płacy minimalnej o 140 zł brutto przekłada się na bardzo realne podniesienie miesięcznych kosztów operacyjnych.
Dlaczego zmiana płacy minimalnej wpływa również na inne wynagrodzenia w firmie
Podnoszenie płacy minimalnej nie dotyka wyłącznie osób zatrudnionych na najniższych stawkach. Wielu przedsiębiorców obserwuje efekt tzw. presji płacowej, czyli konieczność podnoszenia pensji również bardziej wykwalifikowanym pracownikom, aby zachować wewnętrzne proporcje i utrzymać motywację zespołu.
Jeśli pracownik z kilkuletnim doświadczeniem zarabia niewiele więcej niż nowa płaca minimalna, często wymaga korekty wynagrodzenia, aby nie dochodziło do sytuacji, w której doświadczenie i kompetencje nie przekładają się na realną różnicę płacową.
To oznacza, że wzrost płacy minimalnej może generować koszty nie tylko tam, gdzie wynagrodzenia trzeba podnieść ustawowo, ale również tam, gdzie podwyżki są konieczne, aby utrzymać zespół.
Wpływ wzrostu minimalnego wynagrodzenia na umowy zlecenia
Zmienia się także minimalna stawka godzinowa – od 2026 roku wyniesie ona 31,40 zł brutto. To ważna informacja dla przedsiębiorców, którzy rozliczają część współprac na umowach zlecenie lub korzystają z pracowników sezonowych.
W praktyce oznacza to:
- wyższe koszty pracy przy rozliczeniu godzinowym,
- konieczność przeanalizowania dotychczasowych stawek,
- wzrost wydatków w firmach usługowych, gdzie praca godzinowa jest podstawą rozliczeń.
Warto również pamiętać, że dla studentów i uczniów składki ZUS nie są naliczane, więc koszt pracodawcy przy takich umowach rośnie wolniej.
Czy podwyżka płacy minimalnej wymaga zmian w regulaminach i umowach
Tak, w firmach zatrudniających pracowników należy:
- zaktualizować umowy o pracę zawierające konkretną kwotę wynagrodzenia,
- przygotować aneksy dla pracowników otrzymujących najniższe wynagrodzenie,
- zaktualizować regulaminy wynagradzania (jeśli obowiązują).
W praktyce większość firm robi to w grudniu lub na początku stycznia, aby zachować zgodność z przepisami i uniknąć ryzyka kontroli PIP.
Co przedsiębiorca powinien zrobić przed wejściem przepisów w życie
Grudzień to dobry moment, aby przygotować firmę do podwyżki. Najważniejsze działania to:
- ponowne przeliczenie kosztów wynagrodzeń na rok 2026,
- ustalenie nowych budżetów i planów finansowych,
- analiza czy konieczna jest aktualizacja cennika usług lub produktów,
- sprawdzenie czy wzrost płacy minimalnej nie wpływa na rozliczenia zleceniobiorców,
- aktualizacja umów pracowników zarabiających poniżej nowego minimum.
Podwyżka płacy minimalnej jest obowiązkowa – przedsiębiorca musi dopasować się do niej najpóźniej od 1 stycznia 2026 r.
Płaca minimalna 2026 w górę – podsumowanie
Wzrost płacy minimalnej od 2026 roku oznacza dla przedsiębiorców zarówno wyższe koszty zatrudnienia, jak i konieczność ponownego przeliczenia budżetów kadrowych. Minimalne wynagrodzenie wyniesie 4806 zł brutto, a stawka godzinowa 31,40 zł. To przekłada się na wyższe składki, wyższe koszty całkowite pracodawcy oraz zmianę proporcji pomiędzy wynagrodzeniem brutto a obciążeniami. Warto już teraz przeanalizować umowy, zaplanować budżet na kolejny rok i upewnić się, że firma jest przygotowana na wzrost obciążeń związanych z zatrudnieniem pracowników.
Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoje rozliczenia są prowadzone poprawnie, a zmiany w przepisach, w tym nowe stawki płacy minimalnej, nie umkną Twojej firmie, skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym. Prowadzimy małe i średnie przedsiębiorstwa na co dzień, pilnując terminów i formalności, żebyś Ty mógł skupić się na biznesie.
