Prowadzenie własnej działalności gospodarczej daje przedsiębiorcy swobodę w wyborze klientów, elastyczność w ustalaniu stawek oraz większą kontrolę nad swoim czasem. Jednak polskie przepisy wprowadzają pewne ograniczenia, szczególnie w sytuacji, gdy firma świadczy usługi lub wykonuje zlecenia na rzecz obecnego lub byłego pracodawcy.
Takie przypadki mają bezpośrednie konsekwencje podatkowe i ubezpieczeniowe, a w niektórych sytuacjach mogą też wiązać się z ryzykiem naruszenia zakazu konkurencji wynikającego z Kodeksu pracy. W tym artykule wyjaśniam na co pozwalają przepisy, jakie warunki trzeba spełnić, aby zachować prawo do preferencyjnych form opodatkowania i ulg w ZUS oraz jak w praktyce uniknąć problemów.
Podstawa prawna – które przepisy mają zastosowanie?
Kwestia prowadzenia działalności gospodarczej na rzecz obecnego lub byłego pracodawcy jest regulowana w kilku kluczowych aktach prawnych.
- Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT)
Art. 5b ust. 1 i 2 ustawy o PIT precyzuje, że przychody z działalności wykonywanej na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy, jeśli wchodzą w zakres czynności wykonywanych wcześniej w ramach stosunku pracy, nie mogą być opodatkowane w formie podatku liniowego ani ryczałtu. W takiej sytuacji przedsiębiorca musi stosować skalę podatkową (12% i 32%), a fiskus może potraktować tę współpracę jako faktyczną kontynuację stosunku pracy. Przepis ten ma na celu zapobieganie nadużyciom polegającym na przechodzeniu z etatu na B2B przy zachowaniu identycznych obowiązków, wyłącznie dla korzyści podatkowych. - Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych
Przepisy dotyczące ubezpieczeń społecznych określają, że osoba prowadząca działalność na rzecz obecnego pracodawcy w tym samym zakresie obowiązków nie może korzystać z preferencyjnego ZUS (Mały ZUS przez pierwsze 24 miesiące) ani z programu Mały ZUS Plus. W takim przypadku ZUS od pierwszego dnia prowadzenia działalności nalicza pełne składki, tak jak przy standardowej działalności gospodarczej. - Kodeks pracy – zakaz konkurencji
Kodeks pracy przewiduje możliwość wprowadzenia do umowy o pracę zakazu konkurencji. Może on obowiązywać w trakcie zatrudnienia, a czasem również po jego zakończeniu. Jeżeli przedsiębiorca prowadząc firmę wykonuje czynności konkurencyjne wobec obecnego lub byłego pracodawcy, może narazić się na odpowiedzialność cywilną, a nawet obowiązek zapłaty odszkodowania.
Działalność na rzecz obecnego pracodawcy – ograniczenia i ryzyka
Świadczenie usług w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej na rzecz obecnego pracodawcy jest w polskim prawie szczególnie obwarowane ograniczeniami. Kluczowe znaczenie ma tu zakres wykonywanych obowiązków.
Jeżeli w swojej firmie wykonujesz te same czynności, które realizowałeś w ramach etatu, ustawodawca uznaje, że nie możesz skorzystać z podatku liniowego (19%) ani ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Zostajesz wówczas zmuszony do rozliczania się na zasadach ogólnych, czyli według skali podatkowej 12% i 32%. Dodatkowo fiskus może uznać, że taka współpraca jest w istocie kontynuacją stosunku pracy, co może skutkować koniecznością zapłaty zaległych podatków, odsetek oraz ewentualnych sankcji.
Przykład praktyczny
Załóżmy, że pracujesz na etacie jako programista w firmie IT. Postanawiasz założyć działalność i podpisujesz z tym samym pracodawcą kontrakt B2B, wykonując identyczne zadania jak wcześniej – programowanie w tym samym języku, dla tych samych klientów i na tych samych projektach. W takim przypadku:
- nie możesz zastosować podatku liniowego ani ryczałtu,
- ZUS potraktuje Twoją działalność jak kontynuację etatu, więc od pierwszego dnia będziesz opłacać pełne składki,
- urząd skarbowy może zakwestionować Twoje rozliczenia i nakazać korektę.
Skutki w ZUS
Praca na rzecz obecnego pracodawcy w tym samym zakresie obowiązków automatycznie pozbawia Cię prawa do preferencyjnego ZUS. ZUS od razu naliczy pełne składki społeczne i zdrowotne, co w praktyce oznacza wyższe miesięczne koszty prowadzenia działalności.
Więcej o preferencyjnych składkach ZUS: https://www.zus.pl/firmy/rozliczenia-z-zus/skladki-preferencyjne
Działalność na rzecz byłego pracodawcy – praktyczne zasady i interpretacje
Współpraca z byłym pracodawcą w ramach własnej działalności gospodarczej nie jest wprost zabroniona, ale ustawa o PIT nakłada tu wyraźne ograniczenia podatkowe.
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych
Kluczowy jest zapis, że przez dwa kolejne lata podatkowe od zakończenia zatrudnienia nie można wykonywać w działalności tych samych czynności, które realizowało się na etacie, jeśli chce się korzystać z ryczałtu.
Jak rozumieć „te same czynności”?
To pojęcie jest interpretowane dość restrykcyjnie przez organy podatkowe. Nie chodzi wyłącznie o identyczne stanowisko, ale o realny zakres obowiązków. Jeśli na etacie tworzyłeś projekty graficzne, a w działalności wykonujesz je dla tego samego pracodawcy lub jego klientów, fiskus uzna, że to ten sam rodzaj pracy. Zmiana nazwy stanowiska czy kosmetyczne modyfikacje w opisie usług zwykle nie wystarczą.
Liczenie okresu dwóch lat
Okres ten liczy się od początku roku podatkowego następującego po roku, w którym zakończył się stosunek pracy. Jeśli więc umowę o pracę rozwiązałeś w marcu 2025 roku, to ograniczenie obowiązuje do końca 2027 roku.
Kiedy można bezpiecznie współpracować?
Jeśli zakres zadań jest inny niż na etacie, ryzyko podatkowe maleje. Przykładowo: pracowałeś jako specjalista ds. obsługi klienta, a po odejściu z firmy prowadzisz szkolenia dla jej pracowników w roli zewnętrznego trenera – jest to inny rodzaj usług i przepisy o ograniczeniu formy opodatkowania nie będą miały zastosowania.
Podatek liniowy
Wybór podatku liniowego jest możliwy dopiero od roku następującego po roku podatkowym, w którym podatnik pracował na rzecz byłego pracodawcy (w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy).
Przykład praktyczny
Pan Michał jest informatykiem zatrudnionym w firmie na umowę o pracę. W 2025 roku podjął decyzję o założeniu własnej działalności gospodarczej, w której również będzie świadczył takie usługi. Podjął decyzję o wybraniu opodatkowania podatkiem liniowym. W tej sytuacji musi pamiętać, że do końca 2025 roku nie będzie mógł świadczyć usług informatycznych na rzecz byłego pracodawcy.
Najczęstsze błędy przy współpracy z obecnym lub byłym pracodawcą i jak ich uniknąć
Wielu przedsiębiorców, zakładając działalność, zakłada, że przejście z etatu na B2B u tego samego pracodawcy to prosta formalność i korzystniejsze warunki finansowe. Niestety, w praktyce to jedna z najczęstszych pułapek podatkowych i ubezpieczeniowych.
1. Brak zmiany zakresu obowiązków
Największy błąd to wykonywanie dokładnie tych samych zadań co wcześniej na etacie. Nawet jeśli formalnie masz inną umowę (B2B), fiskus może uznać, że jest to wciąż stosunek pracy, co skutkuje koniecznością zapłaty podatku według skali i utratą prawa do korzystniejszej formy opodatkowania.Jak tego uniknąć?
Już na etapie rozmów o współpracy ustal nowy zakres obowiązków i zapisz go w umowie. Zadbaj, aby różnice były faktyczne, a nie tylko kosmetyczne.
2. Brak dokumentacji różnic
Nawet jeśli Twoje obowiązki się zmieniły, bez udokumentowania tego możesz mieć problem w razie kontroli.Jak tego uniknąć?
Zachowuj umowy, opisy projektów, korespondencję z klientem – wszystko co potwierdzi, że realizujesz inne zadania niż na etacie.
3. Współpraca tylko z jednym kontrahentem
Firma, która pracuje wyłącznie dla jednego klienta, szczególnie byłego lub obecnego pracodawcy, wygląda od razu jak tzw. etat w przebraniu.
Jak tego uniknąć?
Staraj się pozyskiwać choćby kilku klientów. Nawet niewielka dywersyfikacja kontrahentów znacznie poprawia Twoją pozycję w razie kontroli.
4. Niewłaściwe formy opodatkowania i ZUS
Wielu przedsiębiorców wybiera podatek liniowy lub ryczałt, mimo że wykonuje te same czynności co na etacie, co jest niezgodne z art. 5b ust. 1 ustawy o PIT.
Jak tego uniknąć?
Przed wyborem formy opodatkowania skonsultuj się z księgowym i upewnij, że spełniasz warunki.
5. Pomijanie zakazu konkurencji
Czasami w umowie o pracę (lub osobnej umowie) obowiązuje zakaz konkurencji, który działa także po odejściu z firmy.
Jak tego uniknąć?
Przeanalizuj zapisy umowy, a w razie wątpliwości poproś o interpretację prawną. Złamanie zakazu konkurencji może skutkować karami finansowymi.
Prowadzenie działalności a praca na rzecz obecnego lub byłego pracodawcy – podsumowanie
Podsumowując, prowadzenie działalności gospodarczej na rzecz obecnego lub byłego pracodawcy to obszar, w którym nietrudno o kosztowne błędy. Kluczowe znaczenie ma tu nie tylko znajomość przepisów, ale przede wszystkim ich praktyczna interpretacja. Współpraca z obecnym pracodawcą w formule B2B może oznaczać brak możliwości wyboru podatku liniowego czy ryczałtu oraz utratę prawa do preferencyjnych składek ZUS. Z kolei praca na rzecz byłego pracodawcy wymaga zachowania przerwy w świadczeniu tych samych usług, jeśli chce się korzystać z ulg i korzystniejszych form opodatkowania.
W praktyce oznacza to, że każda taka współpraca powinna być poprzedzona analizą zakresu obowiązków oraz formy rozliczeń. Jeśli Twoje zadania w ramach działalności różnią się od tych, które wykonywałeś na etacie, masz znacznie większą szansę na bezpieczne prowadzenie firmy bez ryzyka zakwestionowania przez urząd skarbowy czy ZUS. Ważne jest również, aby dokumentować te różnice w umowach, korespondencji czy opisach projektów.
Równie istotnym aspektem jest dywersyfikacja klientów. Firma świadcząca usługi wyłącznie na rzecz jednego kontrahenta, szczególnie byłego lub obecnego pracodawcy, może zostać potraktowana jako przedłużenie etatu i narazić się na niekorzystne konsekwencje podatkowe. Warto więc dążyć do pozyskiwania nowych klientów, nawet jeśli na początku stanowią oni niewielką część przychodów.
Nie można też zapominać o kwestiach wynikających z Kodeksu pracy, takich jak zakaz konkurencji. Niezastosowanie się do jego zapisów może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi, niezależnie od tego, czy działasz jako przedsiębiorca czy pracownik.
Ostatecznie, najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest konsultacja z doświadczonym doradcą podatkowym lub prawnikiem, który oceni Twoją sytuację i wskaże jakie zmiany wprowadzić, aby współpraca z obecnym lub byłym pracodawcą była zgodna z prawem i korzystna finansowo. Świadome podejście do tematu pozwoli uniknąć sporów z fiskusem i ZUS, a tym samym zapewni stabilny rozwój Twojej firmy.
Jeżeli prowadzisz firmę i chcesz mieć pewność, że Twoje rozliczenia są zgodne z obowiązującymi przepisami, powierz ich prowadzenie sprawdzonemu biuru rachunkowemu. Profesjonalna obsługa księgowa to nie tylko terminowe i poprawne dokumenty, ale też spokój i bezpieczeństwo w kontaktach z urzędami. Skontaktuj się z nami, aby skorzystać z rzetelnego wsparcia w codziennej obsłudze Twojego biznesu.
