Każdy przedsiębiorca – niezależnie od tego, czy prowadzi jednoosobową działalność, spółkę czy fundację – musi przechowywać dokumenty księgowe. Problem w tym, że mało kto wie dokładnie: jak długo trzeba je trzymać, które z nich są obowiązkowe, w jakiej formie mogą być archiwizowane (papierowo, elektronicznie, a może jedno i drugie?) i co grozi za ich brak lub utratę.
W artykule uporządkujemy wszystkie obowiązki dotyczące archiwizacji dokumentacji finansowo-księgowej – w oparciu o aktualne przepisy i wymogi urzędów skarbowych, ZUS-u oraz Krajowej Administracji Skarbowej. Dzięki temu unikniesz kar, stresu przy ewentualnej kontroli i chaosu w firmowych segregatorach (lub na dysku).
Które dokumenty księgowe trzeba przechowywać?
Nie wszystko, co trafia do biura rachunkowego, podlega obowiązkowemu przechowywaniu. Poniżej znajdziesz listę najważniejszych dokumentów, które muszą być przechowywane zgodnie z przepisami:
Dokumenty księgowe obowiązkowe:
- faktury sprzedażowe i zakupowe (VAT i bez VAT),
- dowody zapłat (np. potwierdzenia przelewów, KP/KW, raporty kasowe),
- ewidencje podatkowe (KPiR, ewidencje przychodów – dla ryczałtu),
- ewidencje VAT (rejestry zakupu i sprzedaży),
- deklaracje podatkowe (VAT, PIT, CIT) i potwierdzenia ich złożenia,
- deklaracje i rozliczenia ZUS,
- dokumenty kadrowe i płacowe (listy płac, umowy z pracownikami, rachunki do umów cywilnoprawnych),
- sprawozdania finansowe (jeśli jesteś zobowiązany do ich sporządzania).
Inne dokumenty, które warto przechowywać:
- korespondencja z urzędem skarbowym i ZUS (np. wezwania, decyzje, pisma),
- umowy handlowe, aneksy, porozumienia z kontrahentami,
- potwierdzenia wysyłki JPK (Jednolity Plik Kontrolny).
Brak tych dokumentów może w razie kontroli oznaczać poważne konsekwencje – bo fiskus przyjmuje, że jeśli czegoś nie ma na papierze lub w systemie, to znaczy, że tego nie było.
Jak długo trzeba przechowywać dokumenty księgowe?
Tu najczęściej pojawiają się błędne informacje. Niektóre źródła podają 5 lat, inne mówią o 10. Kto ma rację? Odpowiedź brzmi: to zależy od rodzaju dokumentu oraz od celu przechowywania. Rozbijmy to na konkrety:
Standardowy okres – 5 lat podatkowych
Zgodnie z art. 86 §1 Ordynacji podatkowej, dokumenty podatkowe (np. faktury, ewidencje, deklaracje VAT) muszą być przechowywane przez okres 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
Przykład: faktura z maja 2020 r. (za którą termin zapłaty podatku upłynął w czerwcu 2020) musi być przechowywana do końca 2025 roku.
Dokumentacja kadrowo-płacowa – 10 lub 50 lat
- Umowy o pracę, listy płac, ZUS RCA itp. – co do zasady 10 lat (dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.).
- Dla pracowników zatrudnionych przed 2019 r. okres przechowywania wynosi 50 lat, chyba że został złożony odpowiedni raport informacyjny (ZUS RIA).
Uwaga: nieprzechowywanie dokumentacji kadrowej w odpowiednim okresie może skutkować brakiem możliwości uzyskania świadczeń emerytalnych przez byłych pracowników, a wtedy odpowiedzialność może spaść na Ciebie jako pracodawcę.
Sprawozdania finansowe – minimum 5 lat
Jeśli jesteś zobowiązany do sporządzania sprawozdań (czyli prowadzisz pełną księgowość), musisz przechowywać te dokumenty również przez co najmniej 5 lat – licząc od końca roku obrotowego, którego dotyczą.
W jakiej formie można przechowywać dokumenty księgowe?
W erze cyfrowej wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie: czy muszę trzymać wszystko w papierze, czy wystarczy skan? Odpowiedź brzmi: możesz przechowywać dokumenty w formie elektronicznej, ale pod warunkiem, że spełnisz konkretne wymagania.
Forma papierowa
To wciąż najczęstszy sposób archiwizacji. Dokumenty przechowujesz fizycznie – w segregatorach, archiwach, szafach. Nie jest to jednak najwygodniejsza forma, szczególnie przy większej skali działalności.
Zaletą jest prostota. Nie musisz znać przepisów o e-dokumentach ani wdrażać systemów informatycznych. Wadą – miejsce, koszty przechowywania i ryzyko zniszczenia (np. zalanie, pożar, kradzież).
Forma elektroniczna
Dokumenty mogą być przechowywane cyfrowo (PDF, XML, JPG), pod warunkiem że:
- są autentyczne (czyli nie można ich łatwo podrobić),
- są czytelne (łatwe do otwarcia i odczytu przez cały okres archiwizacji),
- są zabezpieczone przed utratą i mają kopie zapasowe,
- można je szybko udostępnić organom podatkowym na ich żądanie.
Co ważne, nie wystarczy wrzucić faktur do folderu Dokumenty. Musisz zadbać o porządek, opis plików, spójny system nazw i bezpieczne przechowywanie (np. na zewnętrznym dysku lub w chmurze z backupem).
Archiwizacja hybrydowa
Coraz więcej firm stosuje model mieszany – część dokumentów trzymają papierowo (np. umowy), część cyfrowo (faktury z maila, JPK, deklaracje). To legalne i praktyczne, o ile masz jasny system i każdy dokument da się łatwo zlokalizować.
Co grozi za brak dokumentów lub ich niewłaściwe przechowywanie?
Brak lub zgubienie dokumentacji może skończyć się bardzo nieprzyjemnie. Organy podatkowe i ZUS traktują dokumenty jako jedyny dowód na to, co działo się w Twojej firmie. Jeśli nie masz dokumentu fiskus może uznać, że transakcja się nie odbyła, a wtedy:
Kary finansowe i sankcje podatkowe
- Urząd może zakwestionować koszty uzyskania przychodu, czyli zapłacisz wyższy podatek.
- Brak ewidencji VAT może skutkować korektą deklaracji i naliczeniem odsetek.
- Możesz zostać ukarany mandatem skarbowym, nawet jeśli nie było złej woli.
Problemy z ZUS-em i pracownikami
- Brak list płac, umów czy raportów może utrudnić lub uniemożliwić ustalenie prawa do emerytury.
- Ty jako pracodawca możesz zostać pociągnięty do odpowiedzialności cywilnej.
Ryzyko w przypadku kontroli
W czasie kontroli urząd ma prawo zażądać dokumentów z ostatnich 5 (lub 10) lat. Ich brak może zostać potraktowany jako zatajenie informacji, a to może otworzyć drogę do szacowania przychodów przez skarbówkę, czyli określenia dochodu „na oko” na Twoją niekorzyść.
Jak uporządkować archiwizację i zadbać o zgodność z przepisami?
Ustal jasny system archiwizacji
- Podziel dokumenty na kategorie: faktury przychodowe, kosztowe, ZUS, PIT/CIT, umowy, korespondencja z US.
- Nadaj dokumentom czytelne nazwy: np. Faktura_Kowalski_2025-01-15.pdf.
- Dziel dokumenty wg roku i miesiąca – zarówno w segregatorach, jak i folderach cyfrowych.
Zadbaj o bezpieczeństwo dokumentów
- Dokumenty papierowe trzymaj w zamkniętych, suchych pomieszczeniach.
- Pliki cyfrowe trzymaj w minimum dwóch niezależnych lokalizacjach (np. dysk zewnętrzny + chmura).
- Zabezpiecz dostęp hasłami i wykonuj regularne kopie zapasowe.
Ustal wewnętrzne procedury
- Zadbaj, by każdy pracownik (lub Ty sam) wiedział, gdzie trafiają nowe dokumenty i jak są porządkowane.
- Ustal cykl archiwizacji (np. raz w miesiącu przegląd i porządkowanie wszystkich faktur).
Dzięki temu unikniesz chaosu, a przy ewentualnej kontroli urzędnik nie zarzuci Ci braku staranności.
Przechowywanie dokumentów – podsumowanie
Obowiązek przechowywania dokumentów księgowych to nie formalność, a realna odpowiedzialność każdego przedsiębiorcy. Dotyczy to zarówno faktur i ewidencji podatkowych, jak i dokumentów kadrowych czy sprawozdań finansowych. Okres archiwizacji zależy od rodzaju dokumentu – większość z nich trzeba przechowywać przez minimum 5 lat, ale dla dokumentów pracowniczych może to być nawet 50 lat.
Co ważne, przepisy dopuszczają zarówno formę papierową, jak i elektroniczną, o ile tylko dokumenty są odpowiednio zabezpieczone i możliwe do odtworzenia w przypadku kontroli. Coraz więcej firm przechodzi na archiwizację cyfrową, ale to wymaga odpowiedniego systemu i porządku – tu nie ma miejsca na bałagan. Brak dokumentów, ich nieczytelność lub błędna archiwizacja mogą prowadzić do poważnych konsekwencji: od utraty prawa do kosztów, przez korekty deklaracji, aż po sankcje i kontrole.
Dlatego warto mieć jasno określoną strukturę przechowywania dokumentów, najlepiej wdrożoną od początku działalności. To inwestycja w spokój i bezpieczeństwo – Twoje i Twojej firmy.
Jeśli szukasz zaufanego biura rachunkowego, które rzetelnie prowadzi księgowość i realnie wspiera przedsiębiorców w codziennych obowiązkach – skontaktuj się z nami. Pracujemy terminowo, przejrzyście i zawsze z myślą o bezpieczeństwie Twojego biznesu.
