Split payment, czyli mechanizm podzielonej płatności (MPP), od kilku lat jest obowiązkowym elementem rozliczeń dla wielu polskich przedsiębiorców. Wprowadzony w 2018 roku, a od listopada 2019 roku częściowo obligatoryjny, miał być jednym z narzędzi do walki z wyłudzeniami podatku VAT i poprawy bezpieczeństwa transakcji biznesowych. W praktyce oznacza to, że płatność za fakturę VAT jest automatycznie dzielona na dwie części: kwotę netto, która trafia na rachunek rozliczeniowy sprzedawcy oraz kwotę VAT, która wpływa na specjalny rachunek VAT przypisany do konta firmowego.
Dla wielu właścicieli firm split payment wciąż jest skomplikowany – wymaga zrozumienia kiedy jest obowiązkowy, jak działa i jakie ma konsekwencje dla płynności finansowej. W tym artykule wyjaśniam zasady stosowania MPP zgodnie z polskim prawem, podaję praktyczne przykłady i podpowiadam jak uniknąć błędów w rozliczeniach.
Czym jest split payment i jak działa mechanizm podzielonej płatności?
Split payment (ang. „podzielona płatność”) to sposób realizowania przelewów za faktury VAT, który polega na automatycznym podzieleniu płatności na dwie części:
- Kwotę netto – trafiającą na zwykły rachunek rozliczeniowy sprzedawcy,
- Kwotę VAT – przelewaną na specjalny rachunek VAT przypisany do konta firmowego przedsiębiorcy.
Mechanizm ten dotyczy wyłącznie transakcji B2B, czyli między przedsiębiorcami. Nie jest stosowany przy zakupach konsumenckich.
Rachunek VAT – jak działa?
Każdy przedsiębiorca posiadający rachunek firmowy w polskim banku ma automatycznie założony dodatkowy rachunek VAT. To konto jest powiązane z głównym rachunkiem rozliczeniowym i służy wyłącznie do operacji związanych z podatkiem VAT. Nie można dowolnie dysponować środkami zgromadzonymi na rachunku VAT – można je wykorzystać głównie do:
- zapłaty podatku VAT do urzędu skarbowego,
- zapłaty VAT do kontrahenta w ramach kolejnej transakcji,
- regulowania innych zobowiązań publiczno-prawnych (np. CIT, PIT, akcyza, ZUS).
Jak wygląda przelew w split payment?
Płatność odbywa się za pomocą specjalnego komunikatu przelewu split payment, dostępnego w systemach bankowości elektronicznej. Wypełniając go, nabywca wskazuje:
- numer faktury,
- kwotę brutto,
- kwotę VAT,
- NIP sprzedawcy.
Bank automatycznie rozdziela płatność i przekazuje środki na odpowiednie rachunki kontrahenta: netto na główne konto, VAT na rachunek VAT.
Kiedy split payment jest obowiązkowy, a kiedy dobrowolny?
Mechanizm podzielonej płatności początkowo był rozwiązaniem dobrowolnym – przedsiębiorcy mogli z niego korzystać, aby zwiększyć bezpieczeństwo transakcji i uniknąć ryzyka podatkowego. Jednak od 1 listopada 2019 roku wprowadzono obowiązek stosowania split payment w określonych przypadkach. Zasady te zostały zapisane w ustawie o podatku od towarów i usług (VAT) i od tego czasu obejmują coraz większą liczbę firm.
Obowiązkowy split payment – kiedy trzeba go stosować?
Split payment jest obowiązkowy wtedy, gdy spełnione są trzy warunki jednocześnie:
- Faktura opiewa na kwotę powyżej 15 000 zł brutto (wartość całej faktury).
- Na fakturze znajdują się towary lub usługi z załącznika nr 15 ustawy o VAT – to tzw. towary wrażliwe, często wykorzystywane w oszustwach podatkowych.
- Transakcja jest realizowana między podatnikami VAT (B2B).
Załącznik nr 15 obejmuje m.in.:
- elektronikę (telefony, laptopy, konsole, części elektroniczne),
- stal, wyroby metalowe, części samochodowe, złom,
- paliwa i oleje,
- usługi budowlane,
- niektóre surowce naturalne i odpady.
Na fakturze objętej obowiązkowym MPP sprzedawca musi umieścić adnotację „mechanizm podzielonej płatności”. Jej brak nie zwalnia kupującego z obowiązku zapłaty w split payment.
Dobrowolny split payment – kiedy warto go stosować?
Jeżeli transakcja nie spełnia warunków obowiązkowego MPP, przedsiębiorcy mogą dobrowolnie zapłacić fakturę w split payment. Jest to szczególnie przydatne, gdy:
- chcą chronić się przed konsekwencjami nieświadomego udziału w tzw. karuzeli VAT,
- zależy im na bezpieczeństwie transakcji – urząd skarbowy rzadziej kwestionuje odliczenia VAT, jeśli płatność została wykonana split payment,
- chcą wykorzystać środki z rachunku VAT na zapłatę podatku lub innych należności.
Jak prawidłowo stosować split payment – instrukcja krok po kroku
Stosowanie split payment wymaga korzystania ze specjalnego rodzaju przelewu bankowego. Choć w praktyce różni się on tylko kilkoma polami od zwykłego przelewu, błędne wypełnienie formularza może skutkować problemami z rozliczeniem VAT. Oto jak poprawnie przeprowadzić płatność w mechanizmie podzielonej płatności.
1. Sprawdź czy transakcja wymaga MPP
Najpierw upewnij się czy faktura spełnia warunki obowiązkowego split payment: wartość powyżej 15 000 zł brutto i towary lub usługi z załącznika nr 15 ustawy o VAT. Jeżeli tak – płatność musi być wykonana przez MPP, niezależnie od tego, co wpisał sprzedawca na fakturze.
2. Zaloguj się do bankowości elektronicznej
Wybierz opcję przelewu w split payment – większość banków oznacza go jako „przelew podzielonej płatności” lub „przelew VAT”. Opcja jest dostępna tylko na kontach firmowych – rachunki osobiste nie obsługują MPP.
3. Wypełnij formularz przelewu MPP
Formularz przelewu podzielonej płatności zawiera dodatkowe pola:
- Kwota brutto faktury – całkowita wartość dokumentu,
- Kwota VAT – suma podatku VAT z faktury,
- NIP odbiorcy – numer NIP kontrahenta,
- Numer faktury – oznaczenie dokumentu, którego dotyczy płatność.
Dzięki tym danym bank automatycznie rozdziela płatność: kwotę netto przelewa na rachunek rozliczeniowy sprzedawcy, a VAT na jego rachunek VAT.
4. Zatwierdź przelew
Po wysłaniu przelewu bank wykona operację automatycznie. Sprzedawca od razu widzi kwotę netto na swoim głównym koncie, a kwota VAT trafia na rachunek VAT, którym można dysponować tylko w ograniczonym zakresie.
5. Kontroluj środki na rachunku VAT
Środki z rachunku VAT nie mogą być swobodnie wypłacane. Można je przeznaczyć m.in. na:
- zapłatę VAT do urzędu skarbowego,
- zapłatę VAT dostawcom,
- od 2020 r. także na PIT, CIT, akcyzę i składki ZUS.
Split payment – korzyści i wady dla przedsiębiorców
Mechanizm podzielonej płatności został stworzony, by ograniczyć wyłudzenia VAT i zwiększyć bezpieczeństwo transakcji między firmami. Choć dla przedsiębiorców oznacza dodatkowe formalności, niesie też realne korzyści. Warto jednak znać także jego minusy.
Korzyści ze stosowania split payment
- Większe bezpieczeństwo podatkowe
Płacąc w split payment, przedsiębiorca zmniejsza ryzyko zakwestionowania prawa do odliczenia VAT. Organy skarbowe traktują transakcje opłacone w MPP jako bardziej przejrzyste, co minimalizuje podejrzenia o udział w tzw. karuzelach VAT. - Ochrona przed sankcjami
Jeśli przedsiębiorca zapłaci fakturę w split payment, a później okaże się, że sprzedawca nie odprowadził VAT, kupujący ma mniejsze ryzyko odpowiedzialności solidarnej. Dodatkowo zapłata w MPP może uchronić przed sankcjami za błędne rozliczenia. - Możliwość wykorzystania środków na inne zobowiązania
Choć rachunek VAT jest zamknięty, od 2020 roku można z niego regulować także PIT, CIT, akcyzę oraz składki ZUS. Dzięki temu środki VAT nie są całkowicie zamrożone. - Zwiększona wiarygodność firmy
Kontrahenci i urzędy postrzegają firmy korzystające z MPP jako bardziej transparentne i wiarygodne. Może to być istotne przy przetargach lub negocjacjach handlowych.
Wady i ograniczenia split payment
- Ograniczona płynność finansowa
Środki zgromadzone na rachunku VAT są częściowo zablokowane – nie można ich wypłacić ani przeznaczyć na dowolne cele. Dla firm z dużym udziałem VAT w sprzedaży może to oznaczać mniejszą płynność. - Konieczność dostosowania systemów księgowych
Wdrożenie split payment wymaga aktualizacji systemów finansowo-księgowych oraz odpowiednich procedur – szczególnie w firmach obsługujących wiele faktur dziennie. - Dodatkowe formalności i czas
Przelew MPP wymaga ręcznego wpisania kwoty VAT, numeru faktury i NIP-u sprzedawcy. W małych firmach to niewielki problem, ale w dużych przedsiębiorstwach może wydłużać procesy płatności. - Kary za brak stosowania MPP
Jeśli split payment jest obowiązkowy, a przedsiębiorca go nie zastosuje, grożą sankcje podatkowe.
Sankcje za brak lub błędne stosowanie split payment
Mechanizm podzielonej płatności w wielu sytuacjach nie jest wyborem, lecz obowiązkiem wynikającym z ustawy o VAT. Niedopełnienie tego obowiązku może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i podatkowych, dlatego przedsiębiorcy muszą znać zasady odpowiedzialności.
1. Dodatkowe zobowiązanie podatkowe
Zgodnie z art. 108a ust. 7 ustawy o VAT, jeśli nabywca nie zastosuje split payment w sytuacji, gdy jest on obowiązkowy, urząd skarbowy może nałożyć na niego dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 30% kwoty VAT z faktury.
Przykład: Jeżeli faktura opiewa na 100 000 zł brutto, a kwota VAT wynosi 23 000 zł, sankcja wyniesie aż 6 900 zł.
2. Odpowiedzialność solidarna za VAT sprzedawcy
W przypadku transakcji na towary i usługi z załącznika nr 15 ustawy o VAT, kupujący, który nie zapłacił w split payment, może zostać solidarnie odpowiedzialny za nierozliczony VAT sprzedawcy. To oznacza, że fiskus może zażądać zapłaty brakującego podatku również od nabywcy.
3. Brak możliwości zaliczenia wydatku do kosztów
Urzędy skarbowe mogą zakwestionować zaliczenie faktury do kosztów uzyskania przychodu, jeśli transakcja nie została rozliczona w wymaganej formie. W praktyce oznacza to wyższy podatek dochodowy.
4. Odpowiedzialność karna skarbowa
W sytuacjach poważnych naruszeń, np. uporczywego niestosowania split payment lub celowego obchodzenia przepisów, nabywca lub sprzedawca może ponosić odpowiedzialność z Kodeksu karnego skarbowego. Grożą za to kary grzywny, a w skrajnych przypadkach nawet kara pozbawienia wolności.
5. Kary za brak adnotacji na fakturze
Sprzedawca, który wystawia fakturę objętą obowiązkowym split payment i nie umieszcza na niej adnotacji „mechanizm podzielonej płatności”, naraża się na karę pieniężną w wysokości 30% VAT z faktury. Choć obowiązek płatności MPP spoczywa na kupującym, sprzedawca również może ponieść konsekwencje.
Split payment w praktyce – podsumowanie
Split payment to narzędzie, które na stałe zmieniło sposób rozliczeń między przedsiębiorcami w Polsce. Jego głównym celem jest uszczelnienie systemu VAT, ale dla firm oznacza również większe bezpieczeństwo podatkowe. Warto pamiętać, że stosowanie mechanizmu podzielonej płatności jest w wielu przypadkach obowiązkowe – szczególnie przy transakcjach powyżej 15 000 zł brutto i sprzedaży towarów lub usług z załącznika nr 15 ustawy o VAT. Brak zastosowania MPP może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych, w tym sankcji podatkowych czy odpowiedzialności solidarnej za VAT sprzedawcy.
Choć split payment wymaga dodatkowej uwagi i ogranicza swobodę dysponowania środkami, daje firmom większą przejrzystość i zmniejsza ryzyko sporów z urzędem skarbowym. Wdrożenie odpowiednich procedur i dostosowanie systemów księgowych pozwala korzystać z niego sprawnie i bezpiecznie. Jeśli nie masz pewności, kiedy musisz stosować MPP i jak prawidłowo go obsługiwać, warto powierzyć prowadzenie rozliczeń doświadczonemu biuru rachunkowemu, które zadba o poprawność dokumentacji i terminowość płatności.
Szukasz biura rachunkowego, które zadba o Twoją firmę z pełnym zaangażowaniem?
Prowadzisz działalność i chcesz mieć pewność, że rozliczenia są prowadzone terminowo, zgodnie z przepisami i bez zbędnych komplikacji?
Jako biuro rachunkowe stawiamy na bezpośredni kontakt i indywidualne podejście do każdego klienta. Z nami masz pewność, że Twoja firma jest w dobrych rękach, a Ty możesz spokojnie skupić się na rozwoju swojego biznesu.
