Blog

Rok 2026 to moment, w którym Krajowy System e-Faktur przestaje być zapowiedzią, a staje się realnym obowiązkiem dla przedsiębiorców. Od początku roku system działa już w praktyce, a kolejne grupy firm są obejmowane obowiązkiem korzystania z KSeF w określonych terminach. Dla wielu przedsiębiorców oznacza to konieczność zmiany dotychczasowego sposobu pracy z fakturami, a także uporządkowania kwestii technicznych i organizacyjnych.

Co istotne, KSeF nie dotyczy wyłącznie wystawiania faktur. Już od lutego 2026 roku przedsiębiorcy muszą również odbierać faktury zakupowe za pośrednictwem systemu, na przykład od dużych dostawców usług, takich jak operatorzy telekomunikacyjni czy firmy leasingowe. Nawet jeśli dana firma jeszcze nie wystawia faktur w KSeF, powinna być przygotowana na odbiór dokumentów w nowym systemie.

Ten poradnik został przygotowany z myślą o jednoosobowych działalnościach gospodarczych oraz mniejszych spółkach – tak, aby w jednym miejscu zebrać najważniejsze informacje, terminy i praktyczne wskazówki związane z KSeF w 2026 roku.

Czym jest KSeF – krótkie wyjaśnienie dla przedsiębiorcy

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to centralna platforma udostępniona przez Ministerstwo Finansów, służąca do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur w formie elektronicznej. Faktury funkcjonujące w KSeF mają postać tzw. faktur ustrukturyzowanych, zapisanych w określonym formacie XML.

W praktyce oznacza to, że faktura nie jest już dokumentem papierowym ani plikiem PDF wysyłanym mailem, lecz danymi zapisanymi w systemie, które po wysłaniu do KSeF są tam rejestrowane i udostępniane odbiorcy. Moment nadania fakturze numeru w KSeF jest jednocześnie momentem jej wystawienia i doręczenia kontrahentowi.

Dla przedsiębiorcy zmiana polega przede wszystkim na tym, że obieg faktur zostaje przeniesiony do jednego, centralnego systemu. KSeF staje się miejscem, w którym faktury są przechowywane, a dostęp do nich mają wyłącznie podmioty posiadające odpowiednie uprawnienia.

Kogo dotyczy KSeF i od kiedy obowiązuje?

Obowiązek korzystania z KSeF wprowadzany jest etapami i zależy od rodzaju działalności oraz statusu przedsiębiorcy. W 2026 roku system obejmuje zarówno jednoosobowe działalności gospodarcze, jak i spółki, niezależnie od branży.

Od 1 lutego 2026 roku obowiązek korzystania z KSeF dotyczy największych podatników, czyli firm, których wartość sprzedaży w poprzednich latach przekroczyła określone w przepisach progi. Jednocześnie od tego momentu przedsiębiorcy powinni być przygotowani na odbieranie faktur zakupowych wystawianych przez kontrahentów już działających w systemie.

Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie pozostałych przedsiębiorców, w tym większość jednoosobowych działalności gospodarczych oraz małych i średnich spółek. Oznacza to, że faktury sprzedażowe będą musiały być wystawiane w systemie, a dotychczasowe formy, takie jak papier czy PDF wysyłany e-mailem, przestaną być wystarczające.

1 stycznia 2027 roku obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie również najmniejszych przedsiębiorców, dla których przewidziano wydłużony okres przejściowy.

Warto podkreślić, że obowiązek KSeF dotyczy zarówno czynnych podatników VAT, jak i podmiotów korzystających ze zwolnienia z VAT, o ile wystawiają faktury objęte przepisami o fakturowaniu.

Kalendarz KSeF

Odbieranie faktur w KSeF – najważniejsze zasady

Najważniejsza zasada jest jedna: faktura uznawana jest za doręczoną w momencie jej udostępnienia w KSeF, niezależnie od tego, czy przedsiębiorca faktycznie się z nią zapoznał lub pobrał ją z systemu. Brak logowania do KSeF lub brak nadanych uprawnień nie wstrzymuje doręczenia faktury ani terminów związanych z jej rozliczeniem.

Dlatego kluczowe jest zapewnienie dostępu do systemu oraz ustalenie, kto w firmie odpowiada za odbiór faktur – sam przedsiębiorca czy biuro rachunkowe działające na podstawie udzielonych uprawnień.

Wystawianie faktur w KSeF – co przedsiębiorca musi wiedzieć

Od momentu objęcia firmy obowiązkiem KSeF faktury sprzedażowe muszą być wystawiane w systemie jako faktury ustrukturyzowane. Oznacza to, że faktura papierowa lub plik PDF wysłany e-mailem nie będzie już wystarczającą formą dokumentowania sprzedaży.

W praktyce przedsiębiorca nadal może korzystać z programów do fakturowania, o ile są one zintegrowane z KSeF. To właśnie program wysyła dane faktury do systemu, a po jej przyjęciu KSeF nadaje jej unikalny numer. Dopiero w tym momencie faktura jest uznawana za wystawioną.

Klienci naszego biura rachunkowego mają do dyspozycji program SALDEO Smart, który umożliwia automatyczne wysyłanie wystawionych faktur do KSeF.

Warto pamiętać, że numer KSeF zastępuje tradycyjne doręczenie faktury kontrahentowi. Nie ma już obowiązku wysyłania faktury e-mailem ani przekazywania jej w formie papierowej, choć w celach informacyjnych przedsiębiorcy mogą nadal udostępniać kontrahentom wizualizację faktury, np. w formacie PDF.

Odpowiedzialność za poprawność danych na fakturze pozostaje po stronie przedsiębiorcy. KSeF nie weryfikuje merytorycznej treści dokumentu, dlatego błędy w stawkach, kwotach czy danych kontrahenta nadal wymagają wystawienia faktury korygującej.

Jak zmienia się fakturowanie po wprowadzeniu KSeF – proste porównanie

Jak wyglądało to przed KSeF?

• wykonujesz usługę lub sprzedajesz towar klientowi,
• wystawiasz fakturę w programie, Wordzie, Excelu lub na druczku,
• przekazujesz fakturę klientowi w papierze albo w PDF,
• po zakończeniu miesiąca zbierasz faktury sprzedażowe i kosztowe,
• przekazujesz komplet dokumentów do biura rachunkowego,
• biuro księgowe księguje dokumenty i rozlicza podatki.

Jak będzie to wyglądać po wdrożeniu KSeF?

• wykonujesz usługę lub sprzedajesz towar – tutaj nic się nie zmienia,
• wystawiasz fakturę ustrukturyzowaną przy użyciu programu zintegrowanego z KSeF lub aplikacji Ministerstwa Finansów,
• nie ma już możliwości wystawienia faktury ręcznie ani w Wordzie lub Excelu,
• wystawiona faktura trafia najpierw do KSeF, a dopiero stamtąd jest dostępna dla klienta,
• faktury kosztowe od kontrahentów odbierasz również bezpośrednio z KSeF,
• dokumenty mogą być pobierane przez Ciebie lub bezpośrednio przez biuro rachunkowe, w zależności od nadanych uprawnień,
• biuro księgowe księguje faktury i rozlicza podatki, tak jak dotychczas.

Kary i karencja

Do końca 2026 roku obowiązuje okres karencji, co oznacza brak kar za błędy w fakturach oraz za niewystawienie lub niewysłanie faktury do KSeF, natomiast od 1 stycznia 2027 roku możliwe będzie nakładanie sankcji m.in. za wystawienie faktury poza systemem KSeF, brak jej wystawienia lub błędy w przekazywanych danych.

Co musisz wiedzieć i zrobić, żeby zacząć poprawnie korzystać z KSeF?

1. Zapoznać się z tym, czym jest KSeF oraz jakie obowiązki wynikają z korzystania z tego systemu.
2. Ustalić, od kiedy Twoją firmę obejmuje obowiązek korzystania z KSeF.
3. Wiedzieć, które faktury należy przekazywać do KSeF, a które nie podlegają temu obowiązkowi.
4. Określić, w jaki sposób będziesz odbierać faktury kosztowe i zakupowe z systemu KSeF.
5. Uwierzytelnić się w KSeF, posiadając aktywny Profil Zaufany, a w przypadku prowadzenia działalności w formie spółki wcześniej złożyć w urzędzie skarbowym formularz ZAW-FA.
6. Wygenerować dwa certyfikaty KSeF – jeden do uwierzytelniania w systemie oraz drugi do wystawiania faktur w trybie offline.
7. Umieć zalogować się do KSeF przy użyciu dostępnych metod uwierzytelnienia, na przykład Profilu Zaufanego.
8. Wygenerować token z odpowiednim zakresem uprawnień.
9. Nadać uprawnienia innym osobom lub podmiotom, jeżeli będzie to konieczne.
10. Znać zasady wystawiania faktur w sytuacjach awaryjnych.
11. Mieć świadomość, że faktur przesłanych do KSeF nie można edytować ani poprawiać.
12. Upewnić się, że system, w którym wystawiasz faktury, umożliwia integrację z KSeF.
13. Przygotować się organizacyjnie i merytorycznie do samodzielnego wystawiania faktur w KSeF.
14. Zapoznać się z zasadami odpowiedzialności oraz ewentualnymi sankcjami za nieprzestrzeganie przepisów KSeF.
15. Ustalić z biurem rachunkowym zakres współpracy oraz kwestie techniczne związane z obsługą KSeF.

Jak uwierzytelnić się w KSeF i przygotować certyfikaty?

Aby móc korzystać z KSeF, przedsiębiorca musi najpierw potwierdzić swoją tożsamość w systemie. Podstawowym narzędziem do tego jest Profil Zaufany – bez niego nie da się zalogować do KSeF ani wygenerować niezbędnych uprawnień.

Pierwszym krokiem jest więc sprawdzenie czy posiadasz aktywny Profil Zaufany i czy jest on ważny. Można to zweryfikować tutaj: https://www.gov.pl/web/profilzaufany/

Po potwierdzeniu tożsamości kolejnym etapem jest wygenerowanie certyfikatów KSeF w specjalnym module Ministerstwa Finansów (MCU – moduł certyfikatów i uprawnień). Certyfikaty te będą obowiązywać od 1 lutego 2026 roku i służą do:

• uwierzytelnienia w systemie KSeF,
• wystawiania faktur w trybie offline (np. w sytuacjach awaryjnych).

Generowanie certyfikatów odbywa się po zalogowaniu się do systemu przy użyciu Profilu Zaufanego: https://mcu.mf.gov.pl/web/login Na ten moment moduł certyfikatów funkcjonuje jako osobny serwis, jednak docelowo ma zostać w pełni zintegrowany z KSeF 2.0.

W praktyce jest to czynność jednorazowa, którą warto wykonać z wyprzedzeniem, aby uniknąć problemów w momencie, gdy korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe.

Instrukcja jak to zrobić krok po kroku

1. Przejdź na stronę https://mcu.mf.gov.pl/web/login i wybierz logowanie profilem zaufanym
2. Wpisz NIP firmy i kliknij Uwierzytelnij.
3. W kolejnym kroku kliknij Podpisz.
4. Zaloguj się do swojego profilu zaufanego.
5. Po pomyślnym zalogowaniu, na ekranie z lewej strony zobaczysz dwa moduły: Uprawnienia i Certyfikaty.
6. Kliknij w Certyfikaty, a następnie Wnioskuj o certyfikat.
7. Teraz musisz utworzyć dwa certyfikaty – jeden do uwierzytelniania się w KSeF, a drugi do wystawiania faktur offline. Warto ująć to w nazwie certyfikatu, żeby wiedzieć który jest który. 
8. Nadaj nazwę i ustaw hasło i kliknij generuj.
9. Następnie zaznacz odpowiednio pozycję jaki Certyfikat chcesz wygenerować (zgodnie z nadaną nazwą), np. Certyfikat do uwierzytelnienia. Możesz też wskazać datę od której ma być ważny, a ważny będzie przez 2 lata od wskazanej daty.
10. Kliknij  Wyślij wniosek o wydanie Certyfikatu
11. Kliknij odśwież i masz gotowy do pobrania Certyfikat, który zapisujesz na dysku z rozszerzeniem .crt.
12. Powtórz proces, bo musisz wygenerować drugi certyfikat do wystawiania faktur offline. Przy tym certyfikacie robisz wszystko dokładnie tak samo, tylko w pkt. 9 wybierasz pozycję Podpis linku do weryfikacji wystawcy.

Certyfikaty KSeF oraz hasła do nich należy przechowywać w bezpieczny sposób i nie udostępniać osobom trzecim. Powinny być wykorzystywane wyłącznie przez przedsiębiorcę lub wprowadzone do programu, za pośrednictwem którego następuje połączenie z KSeF, na przykład systemu do wystawiania faktur.

Nadawanie uprawnień

Kolejnym krokiem po wygenerowaniu certyfikatów KSeF jest zarządzanie uprawnieniami. Po zalogowaniu się do modułu MCU należy przejść do zakładki „Uprawnienia”, dostępnej w panelu po lewej stronie. W tym miejscu możliwe jest między innymi dodanie administratora, nadanie dostępu innym osobom, modyfikowanie już przyznanych uprawnień oraz sprawdzenie, jakie uprawnienia zostały przypisane do danego podmiotu.

Na tym etapie istotne jest ustalenie zasad współpracy z biurem rachunkowym. Jeżeli w ramach obsługi księgowej konieczne będzie przyznanie określonych uprawnień, na przykład dla księgowego, odbywa się to właśnie w tym module. W razie potrzeby biuro rachunkowe poinformuje przedsiębiorcę, jakie uprawnienia należy nadać i w jakim zakresie.

Logowanie do aplikacji KSeF

1. Wejdź na https://ksef.mf.gov.pl/web/login
2. Podaj NIP firmy.
3. Wybierz metodę logowania, np. Profil Zaufany.
4. W menu po lewej stronie zobaczysz: 
   1. Faktury – w tej sekcji możliwe jest wystawianie faktur, wczytywanie faktur z plików XML oraz przeglądanie listy faktur sprzedażowych i zakupowych. Jeżeli przedsiębiorca został upoważniony do działania w imieniu innego podmiotu, może również zobaczyć faktury tego podmiotu. 
   2. Historia sesji – w tym miejscu wyświetlane są informacje o fakturach przesłanych do KSeF w ramach aktualnej lub wcześniejszych sesji logowania. 
   3. Uprawnienia – sekcja umożliwia dodanie administratora, nadawanie i modyfikowanie uprawnień innym osobom lub podmiotom oraz sprawdzenie, jakie uprawnienia zostały przypisane przedsiębiorcy przez inne podmioty. 
   4. Tokeny – tu można wygenerować tokeny niezbędne do komunikacji innych programów z KSeF oraz sprawdzić listę wcześniej utworzonych tokenów.

   5. Jednostki zależne – pozwala na nadawanie i odbieranie uprawnień przedstawicielom (administratorom) poszczególnych jednostek podrzędnych JST, członków GV oraz wydzielonych jednostek wewnętrznych działających w ramach danego podatnika.

Generowanie tokenów w KSeF

Token to unikalny, 40-znakowy ciąg znaków, który pełni rolę cyfrowego klucza i umożliwia dostęp wyłącznie do tych funkcji systemu KSeF, dla których został wygenerowany. W praktyce można go porównać do jednorazowego lub stałego „hasła”, które pozwala programowi do fakturowania albo innej osobie działać w KSeF w imieniu przedsiębiorcy, bez konieczności każdorazowego logowania się Profilem Zaufanym.

1. Wybierz z Menu Tokeny i Generuj Token, następnie wpisz nazwę Tokena i zakres uprawnień do niego przypisanych, następnie Generuj Token. Np. Dla biura rachunkowego, żeby mogło przeglądać nasze faktury z KSeF. 
2. Po kliknięciu Generuj Token pojawi nam się do skopiowania kod, który jest Tokenem. BARDZO WAŻNE! Tego kodu nie będziesz mógł/a ponownie zobaczyć, a więc skopiuj i zapisz kod. Będzie on potrzebny do wklejenia w programie księgowym lub do przekazania do biura rachunkowego. Jeżeli zgubisz kod, trzeba będzie unieważnić token i wygenerować nowy.

Nadawanie uprawnień do KSeF

Aplikacja pozwala na nadanie uprawnień innym osobom lub podmiotom, dzięki czemu mogą one obsługiwać system KSeF w naszym imieniu. Aby nadać uprawnienia:

1. W menu należy wybrać zakładkę Uprawnienia, a następnie opcję Nadaj uprawnienie. W nowym oknie wskazuje się rodzaj uprawnień, na przykład „osobie fizycznej do pracy w KSeF”, co pozwala wybranej osobie działać w systemie w naszym imieniu. Na tym etapie bardzo ważne jest wcześniejsze ustalenie zakresu uprawnień z osobą, której mają one zostać nadane. Uprawnienia w KSeF nie powinny być przyznawane automatycznie ani bez uzgodnienia, ponieważ dają realny dostęp do danych i dokumentów firmy.
2. Następnie zaznaczamy opcję Osoba fizyczna posługująca się Profilem Zaufanym lub certyfikatem zawierającym identyfikator NIP lub PESEL i uzupełniamy dane tej osoby.
3. W kolejnym kroku ustalamy zakres uprawnień do KSeF zaznaczając odpowiednie opcje.
   W Zarządzaj uprawnieniami będziemy widzieć kto jest uprawniony (NIP/PESEL), jaki ma zakres uprawnień, czy uprawnienia są aktywne oraz kto te uprawnienia nadał. Możemy też Odebrać uprawnienia w sytuacji gdy np. osoba której uprawnień udzieliliśmy już z nami nie współpracuje.

Korekta faktury w KSeF

Wysłana do KSeF faktura nie może zostać w żaden sposób zmieniona czy poprawiona. Jedyna możliwość w tej sytuacji, aby cokolwiek na niej zmienić to wystawienie faktury korygującej, którą też przesyłamy do KSeF na zasadach takich samych, jak faktury zwyczajne.

Powyższy artykuł jest tylko wycinkiem podstawowej wiedzy o KSeF. Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej Ministerstwo Finansów udostępniło dokument “Podręcznik KSeF 2.0”, który można pobrać tutaj: https://ksef.podatki.gov.pl/media/cq3laefg/podrecznik-ksef-2-0-cz-i-rozpoczecie-korzystania-z-ksef.pdf

Bardzo ważnym źródłem informacji jest również oficjalna strona KSeF: https://ksef.podatki.gov.pl/

Podsumowanie

KSeF to jedna z największych zmian w codziennym funkcjonowaniu firm w ostatnich latach. Wprowadza nowy sposób wystawiania i odbierania faktur, zmienia obieg dokumentów i wymaga od przedsiębiorców odpowiedniego przygotowania technicznego oraz organizacyjnego. Choć sam system może na początku wydawać się skomplikowany, większość obowiązków sprowadza się do kilku kluczowych działań: prawidłowego uwierzytelnienia, nadania uprawnień, korzystania z odpowiedniego oprogramowania i ustalenia zasad współpracy z biurem rachunkowym.

Im wcześniej przedsiębiorca zapozna się z zasadami działania KSeF i wdroży je w swojej firmie, tym spokojniej przejdzie przez okres zmian i uniknie problemów w codziennej pracy z dokumentami. Dobrze przygotowany proces fakturowania i obiegu dokumentów pozwala skupić się na prowadzeniu biznesu, zamiast na gaszeniu bieżących problemów technicznych.

Szukasz wsparcia przy KSeF?

Nasze biuro rachunkowe InPlus na co dzień wspiera swoich klientów w bieżącej obsłudze księgowej oraz w praktycznym wdrożeniu KSeF. Klienci biura mają dostęp do nowoczesnego oprogramowania SALDEO Smart, które umożliwia wygodne przekazywanie dokumentów oraz bezpośrednią obsługę faktur w KSeF, bez zbędnych komplikacji.

Jeżeli chcesz uporządkować proces fakturowania, ustalić zasady współpracy przy KSeF lub po prostu mieć pewność, że dokumenty w Twojej firmie są obsługiwane prawidłowo, zapraszamy do kontaktu i zapoznania się z zakresem naszej obsługi.

Dowiedz się więcej o nas