Blog

Praktyczny poradnik dla przedsiębiorców

Każdy przedsiębiorca staje prędzej czy później przed pytaniem: co można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu i jak robić to poprawnie, aby nie narazić się na nieprzyjemności podczas ewentualnej kontroli z urzędu skarbowego. Koszty uzyskania przychodu to jeden z kluczowych elementów rozliczania działalności gospodarczej, ponieważ bezpośrednio wpływają na wysokość dochodu, a co za tym idzie, na ostateczny podatek do zapłaty.

W tym artykule postaram się przybliżyć najważniejsze aspekty związane z kwalifikowaniem wydatków jako kosztów uzyskania przychodu, omówić ogólne zasady i wyjątki, a także przedstawić praktyczne przykłady, które pomogą przedsiębiorcom rozwiać wątpliwości. Artykuł kieruję głównie do właścicieli jednoosobowych działalności gospodarczych, jednak informacje w nim zawarte mogą być przydatne również dla wspólników spółek cywilnych, jawnych, a nawet kapitałowych, jeśli szukają uniwersalnej wiedzy na temat kosztów podatkowych.

Czym są koszty uzyskania przychodu?

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym (zarówno od osób fizycznych, jak i od osób prawnych), kosztami uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła, z wyłączeniem kosztów wyraźnie wymienionych w przepisach jako niestanowiących KUP (kosztów uzyskania przychodu).

Brzmi to dość ogólnie, co może rodzić pewne trudności interpretacyjne. W praktyce oznacza to, że wydatek można zaliczyć do kosztów, jeśli spełnia łącznie następujące warunki:

1. Ma związek z prowadzoną działalnością i jest poniesiony w celu uzyskania przychodu (lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu).

2. Nie znajduje się w katalogu wydatków, które według ustawy nie mogą być kosztami uzyskania przychodu.

3. Został prawidłowo udokumentowany (np. fakturą, rachunkiem, umową).

Podstawa prawna i akty prawne

Główne akty prawne, które regulują zasady zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodu w Polsce, to:

• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – dla jednoosobowych działalności gospodarczych oraz wspólników spółek osobowych.

• Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – dla spółek kapitałowych i innych podmiotów z osobowością prawną.

• Rozporządzenia Ministra Finansów i interpretacje indywidualne wydawane przez Krajową Informację Skarbową, które w praktyce pomagają w rozwiązywaniu wątpliwości.

To z tych dokumentów można wyczytać, jak klasyfikować wydatki, by urząd skarbowy nie zakwestionował ujęcia ich w kosztach. Istotne są również stanowiska i orzeczenia sądów administracyjnych, które często dają wskazówki w przypadkach niejednoznacznych.

Ogólne zasady zaliczania wydatków do KUP

Choć przepisy wskazują na definicję ogólną (wydatek musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu), w praktyce należy pamiętać o szeregu zasad i ograniczeń. Poniżej prezentuję najważniejsze z nich.

Związek z przychodem

Związek z przychodem to warunek kluczowy. Jeśli wydatek nie przyczynia się w żaden sposób do generowania przychodów, nie można go zaliczyć do kosztów podatkowych. Na przykład:

• Kupno roweru górskiego przez agencję marketingową raczej nie przyczyni się do przychodu, chyba że rower jest używany przy kampaniach reklamowych na świeżym powietrzu i faktycznie generuje zysk (bardzo rzadki przypadek).

• Zakup oprogramowania do projektowania graficznego przez studio designu jest logiczny i bezpośrednio związany z przychodem (tworzenie projektów dla klientów).

Wyłączenia z KUP

Ustawy o podatkach dochodowych wskazują, że pewnych wydatków nie można uwzględnić w kosztach uzyskania przychodu, nawet jeśli teoretycznie mają związek z działalnością. Do najczęściej spotykanych w praktyce wyłączeń należą:

• Grzywny, mandaty, kary administracyjne.

• Wydatki na reprezentację – np. wystawne przyjęcia, alkohol, kosztowna rozrywka dla kontrahentów (poczęstunek kawa/herbatą w biurze wciąż jest kosztem, ale elegancka kolacja w drogim lokalu już budzi wątpliwości).

• Wydatki na prowadzenie działalności w nielegalnym obszarze (oczywiste, ale warte wspomnienia).

• Koszty egzekucji wierzytelności będącej efektem przestępstwa lub niedbalstwa podatnika.

Dokumentowanie wydatków

Aby wydatek można było uwzględnić w kosztach, niezbędne jest odpowiednie udokumentowanie. Zazwyczaj podstawą jest faktura VAT (lub faktura bez VAT), ewentualnie paragon z NIP-em nabywcy w określonych sytuacjach. W przypadku mniejszych usług lub zakupów poza systemem VAT można posługiwać się rachunkami czy umowami (np. umową o dzieło).

Typowe kategorie kosztów w działalności gospodarczej

Materiały i towary

Wydatki na zakup materiałów produkcyjnych, półproduktów czy towarów handlowych to oczywisty przykład kosztu. Jeśli firma sprzedaje produkty, zakup ich od dostawcy jest bezpośrednim kosztem uzyskania przychodu. Dowodem jest faktura zakupu.

Usługi związane z działalnością

Kosztem są również usługi kupowane na potrzeby firmy, na przykład:

• Usługi informatyczne (hosting, projektowanie strony, obsługa IT).

• Usługi marketingowe (reklamy online, pozycjonowanie SEO, stworzenie logo).

• Usługi księgowe i doradcze (biuro rachunkowe, konsultacje prawne).

• Usługi szkoleniowe (kursy, szkolenia dla pracowników, o ile związane są z profilem działalności).

Wynagrodzenia i świadczenia pracownicze

Jeśli firma zatrudnia pracowników, wynagrodzenia brutto, składki ZUS płacone przez pracodawcę czy koszt szkolenia pracowników stanowią koszt uzyskania przychodu. Dodatkowo zaliczamy tu koszty wyposażenia stanowisk pracy, np. biurka, krzesła, narzędzia niezbędne do wykonywania obowiązków.

Koszty eksploatacji i utrzymania

Do tej kategorii można zaliczyć:

• Czynsz za wynajem biura, magazynu.

• Media (prąd, woda, gaz) związane z prowadzeniem działalności.

• Internet i telefon

• Koszty drobnych napraw i konserwacji sprzętu używanego w działalności.

Amortyzacja środków trwałych

Środki trwałe to składniki majątku wykorzystywane w firmie, których wartość przekracza 10 000 zł (wg aktualnych przepisów) i mają przewidywany okres użytkowania dłuższy niż rok. Mogą to być np. samochody, maszyny produkcyjne, drogi sprzęt komputerowy. Zamiast wliczać całą wartość zakupu jednorazowo, przedsiębiorca nalicza odpisy amortyzacyjne przez określony czas (tzw. stawkę amortyzacji). Odpisy te stanowią koszty uzyskania przychodu.

Koszty finansowe

Jeśli firma korzysta z kredytu lub leasingu, odsetki od kredytu (nie kapitał) i raty leasingowe mogą być zaliczane do kosztów. Dopuszczalne jest także wliczanie w koszty prowizji bankowych i opłat za rachunek firmowy.

Koszty reklamowe i promocyjne

Reklama służąca promocji firmy, np. kampania w mediach społecznościowych, projektowanie strony www, pozycjonowanie SEO, projekty graficzne to w większości przypadków koszty uzyskania przychodu. Inaczej traktuje się koszty reprezentacji, np. wystawne przyjęcia i prezenty luksusowe dla kontrahentów, które najczęściej nie mogą być zaliczone do kosztów.

Specyficzne przykłady i kontrowersyjne sytuacje

Samochód w firmie

Wydatki na samochód służbowy (zakup, paliwo, eksploatacja, naprawy) to często główny dylemat przedsiębiorcy. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej mamy do wyboru:

• Samochód wprowadzony do majątku firmowego – wówczas możemy amortyzować pojazd i wliczać w koszty większość wydatków eksploatacyjnych, przy odpowiednim udokumentowaniu.

• Prywatny samochód używany do celów służbowych – w takim wypadku rozliczamy tzw. kilometrówkę (dla podatku dochodowego, bo w 2019 r. zmieniły się też zasady dla VAT). Dokumentowanie i ewidencja przejechanych kilometrów bywa uciążliwa, ale część kosztów można wówczas odliczyć.

Zakup elektroniki (laptopy, smartfony)

Elektronika to częsty wydatek w działalności. Jeśli służy do celów firmowych (np. praca zdalna, kontakt z klientami), można zaliczyć ją do kosztów. W przypadku droższych urządzeń (powyżej 10 000 zł) stosujemy amortyzację. Przy tańszych, np. telefonie za 3000 zł, możemy taki zakup zaliczyć jednorazowo w koszty (o ile mamy odpowiednią fakturę).

Szkolenia i konferencje

Wszelkie szkolenia i konferencje, które faktycznie podnoszą kwalifikacje niezbędne w prowadzonej działalności, można uznać za koszt. Jeśli jednak szkolenie dotyczy tematyki niezwiązanej z profilem firmy (np. przedsiębiorca budowlany jedzie na szkolenie z zakresu florystyki), urząd skarbowy może zakwestionować zasadność takiego wydatku.

Strój służbowy i wydatki na wizerunek

Kwestia strojów i wydatków na wizerunek bywa kontrowersyjna. Standardowe ubrania, które można nosić na co dzień (nawet garnitur czy garsonka) nie stanowią kosztu, ponieważ urząd skarbowy uznaje je za część potrzeb osobistych. Inaczej jest w przypadku ściśle dedykowanych strojów służbowych z logo firmy czy uniformów (np. odzież gastronomiczna, medyczna), które można zaliczyć w koszty.

Napoje, poczęstunki

Podstawowe artykuły spożywcze, jak kawa, herbata, woda mineralna, ciasteczka do biura, można zaliczyć w koszty, o ile służą ogólnej obsłudze spotkań biznesowych. Jednak wystawne kolacje w drogich restauracjach, szczególnie z alkoholem, uznawane są za reprezentację i nie stanowią KUP.

Błędy i pułapki przy rozliczaniu kosztów

1. Brak właściwej dokumentacji – paragon bez NIP-u nabywcy przy wyższych kwotach nie zawsze wystarczy. W razie kontroli to najczęstszy powód zakwestionowania wydatku.

2. Zaliczanie wydatków wykluczonych ustawowo – np. mandaty, kary, wydatki na ekskluzywną reprezentację.

3. Nadmierne rozliczanie prywatnych potrzeb pod przykrywką działalności – np. wydatki na prywatne wakacje jako wyjazd służbowy, zakup wyposażenia domu prywatnego jako koszt firmy.

Jak kontroluje to urząd skarbowy?

Urząd skarbowy może przeprowadzić kontrolę, weryfikując poprawność zaliczenia określonych wydatków do kosztów uzyskania przychodu. Najczęściej żąda on:

• Faktur, rachunków, umów i potwierdzeń płatności.

• Udowodnienia związku z działalnością (np. pytania do czego służy zakupiony sprzęt).

• Sprawdzenia, czy wydatek nie jest wyłączony z KUP z mocy ustawy (reprezentacja, mandaty, itp.).

W przypadku wątpliwości warto wcześniej skonsultować się z biurem rachunkowym czy doradcą podatkowym lub skorzystać z interpretacji indywidualnej.

Koszty w różnych formach opodatkowania

Skala podatkowa i podatek liniowy

Przy skali podatkowej i podatku liniowym zasady zaliczania wydatków do KUP są takie same.

Ryczałt ewidencjonowany

Przedsiębiorcy na ryczałcie co do zasady nie rozliczają kosztów, bo płacą podatek od przychodu (bez pomniejszenia o koszty). Istnieją jednak wyjątki, np. odliczanie składek ZUS. Koszty poniesione na działalność nie obniżają jednak podstawy opodatkowania w klasyczny sposób.

Karta podatkowa

Przy karcie podatkowej podatek to stała kwota ustalana przez urząd skarbowy. Koszty działalności w ogóle nie mają wpływu na wysokość zobowiązania. W związku z tym, przedsiębiorca nie dokumentuje kosztów w kontekście rozliczenia podatku dochodowego (choć do celów ewentualnej weryfikacji dobrze przechowywać dowody poniesionych wydatków).

Optymalizacja podatkowa a ryzyko zakwestionowania kosztów

Zaliczanie kosztów do uzyskania przychodów w sposób zgodny z przepisami stanowi naturalną optymalizację podatkową. Pozwala zmniejszyć dochód do opodatkowania, a tym samym wysokość podatku. Należy jednak pamiętać, że zbyt kreatywne i nieuzasadnione zaliczanie prywatnych wydatków do kosztów może skutkować:

• Doliczeniem zaległego podatku wraz z odsetkami.

• Karą administracyjną lub konsekwencjami karno-skarbowymi, jeśli urząd stwierdzi świadome nadużycie.

Praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców

1. Konsultuj wątpliwości
   Jeśli nie masz pewności, czy wydatek możesz zaliczyć do kosztów, zapytaj swojego księgowego lub biuro rachunkowe.

2. Dbaj o dokumentację
   Zawsze zbieraj faktury, rachunki lub inne wiarygodne dowody.

3. Opisuj faktury
   Wpisz krótką adnotację, do czego służył dany zakup, by w razie kontroli wyjaśnić związek z działalnością.

4. Pilnuj, by koszty były racjonalne
   Urząd może zakwestionować przesadne wydatki, które trudno uzasadnić działalnością.

5. Prowadź ewidencję
   Staraj się systematycznie porządkować dokumenty, by uniknąć chaosu w trakcie rozliczenia.

Co można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu – podsumowanie

Koszty uzyskania przychodu to fundament każdej działalności gospodarczej, wpływający bezpośrednio na wyniki finansowe i wysokość podatku. Kluczową zasadą przy zaliczaniu wydatków do kosztów jest wykazanie ich związku z prowadzoną działalnością oraz uzasadnienie wpływu na osiąganie bądź zabezpieczenie przychodu.

Warto pamiętać, że listy wydatków wyłączonych z KUP (jak wydatki o charakterze reprezentacyjnym czy mandaty) nie da się ominąć. Dokumentowanie wydatków to kolejny fundament – faktura, rachunek czy inny dowód księgowy są niezbędne, by urząd skarbowy zaakceptował ujęcie kosztu.

Dla wielu przedsiębiorców korzystne jest regularne konsultowanie wątpliwości z biurem rachunkowym, które pomoże uniknąć błędów i zaplanować optymalną strategię podatkową. Właściwe rozliczenie kosztów daje nie tylko oszczędności, ale i spokój w przypadku kontroli, która w Polsce może pojawić się nawet po kilku latach od złożenia zeznania.

Ostatecznie, każdy wydatek należy rozpatrywać indywidualnie, biorąc pod uwagę przepisy, interpretacje, a także konkretny charakter działalności. Jeżeli masz jakiekolwiek wątpliwości, najlepiej sięgnąć po wsparcie profesjonalistów.

Jeżeli szukasz dla swojej firmy zaufanego biura rachunkowego, które zadba o Twoje sprawy księgowe – odezwij się do nas! Od 12 lat pomagamy naszym klientom prowadzić profesjonalną księgowość bez stresu i błędów.

Współpracując z nami otrzymasz dostęp do łatwego w obsłudze programu księgowego online – SaldeoSMART, dzięki któremu można:

• przekazywać komplet dokumentów jednym kliknięciem,
• wystawiać faktury i tworzyć bazę kontrahentów,
• tworzyć listę towarów i usług,
• generować podsumowania miesięczne i raporty
• korzystać z wygodnej aplikacji w telefonie.

Przeczytaj więcej o naszym biurze i o tym jak możemy Ci pomóc