Co zrobić, gdy klient nie zapłaci faktury?

Wystawiłeś fakturę, minął termin płatności, a na koncie cisza. To sytuacja, którą zna niemal każdy przedsiębiorca. Wiesz już, że klient nie zapłaci – przynajmniej nie od razu. Ale co to oznacza dla Twojej księgowości i rozliczeń podatkowych? Poniżej znajdziesz odpowiedzi krok po kroku.

Czy musisz zapłacić podatek od niezapłaconej faktury?

To pytanie, które zadaje mi każdy klient w tej sytuacji. Odpowiedź brzmi: to zależy od metody rozliczania VAT i formy opodatkowania, ale co do zasady – tak, zobowiązanie podatkowe powstaje z chwilą wystawienia faktury lub wykonania usługi, nie z chwilą wpływu pieniędzy na konto.

W podatku dochodowym (PIT/CIT) przychód co do zasady powstaje w dacie wydania towaru lub wykonania usługi, nie w dacie zapłaty. W VAT obowiązek podatkowy powstaje zazwyczaj z chwilą dokonania dostawy lub wykonania usługi.

Wyjątkiem jest metoda kasowa w VAT (dostępna dla małych podatników) – tu VAT odprowadza się dopiero po otrzymaniu zapłaty. Jeśli nie korzystasz z tej metody, podatek płacisz niezależnie od tego, czy klient Ci zapłacił.

Ulga na złe długi – jak odzyskać zapłacony VAT

Polskie prawo daje Ci narzędzie, żeby nie finansować budżetu państwa kosztem nierzetelnego kontrahenta. To ulga na złe długi, uregulowana w art. 89a ustawy o VAT.

Kiedy możesz z niej skorzystać?

Możesz skorygować (zmniejszyć) podstawę opodatkowania i odzyskać zapłacony VAT, jeśli:

wierzytelność nie została uregulowana ani zbyta w ciągu 90 dni od upływu terminu płatności wskazanego na fakturze lub w umowie,
na dzień poprzedzający złożenie korekty deklaracji zarówno Ty, jak i dłużnik jesteście czynnymi podatnikami VAT,
dłużnik nie jest w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego, upadłościowego ani w trakcie likwidacji.

Jak to zrobić?

Korektę uwzględniasz w deklaracji JPK_V7 za okres rozliczeniowy, w którym upłynął 90. dzień od terminu płatności (lub w dowolnym kolejnym okresie, jeśli przegapiłeś ten moment). Nie musisz powiadamiać dłużnika – od 2019 roku ten obowiązek został zniesiony.

Dłużnik z kolei ma obowiązek pomniejszyć swój odliczony VAT, gdy nie zapłaci w tym samym terminie.

Nieściągalna wierzytelność a podatek dochodowy

W PIT i CIT sytuacja jest nieco bardziej złożona. Sama nieuregulowana faktura nie powoduje automatycznie, że możesz zaliczyć stratę do kosztów uzyskania przychodów.

Odpis aktualizujący (rezerwa)

W księgowości pełnej (KPiR nie obejmuje tej możliwości) możesz utworzyć odpis aktualizujący wartość należności, który pod określonymi warunkami staje się kosztem podatkowym. Dzieje się tak, gdy:

zostało wszczęte postępowanie upadłościowe dłużnika,
wierzytelność jest dochodzona na drodze sądowej,
dłużnik zalega z płatnościami od co najmniej 6 miesięcy, a prawdopodobieństwo zapłaty oceniasz jako niskie i udokumentujesz to w sposób przekonujący.

Nieściągalność udokumentowana

Możesz zaliczyć wierzytelność bezpośrednio do kosztów, jeśli jej nieściągalność jest udokumentowana w rozumieniu ustawy o PIT (art. 23 ust. 2) lub CIT (art. 16 ust. 2). Dopuszczalne dokumenty to:

postanowienie komornika o nieściągalności,
wyrok sądu w postępowaniu nakazowym z klauzulą bezskuteczności egzekucji,
postanowienie sądu o oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości z uwagi na brak majątku dłużnika,
protokół stwierdzający, że przewidywane koszty procesowe byłyby wyższe od kwoty dochodzonej wierzytelności.

Ważne: wierzytelność musi być wcześniej zarachowana jako przychód należny – nie możesz wpisywać w koszty długu, który nigdy nie był przychodem w Twojej ewidencji.

Ulga za złe długi w podatku dochodowym

Od 2020 roku działa również analogiczny mechanizm w PIT i CIT – wierzyciel może zmniejszyć podstawę opodatkowania (lub zwiększyć stratę) o kwotę wierzytelności, jeśli nie została uregulowana w ciągu 90 dni od upływu terminu płatności.

To rozwiązanie nie wymaga udowodnienia nieściągalności – wystarczy sam upływ czasu. Korekty dokonuje się w zeznaniu rocznym lub w zaliczkach na podatek dochodowy.

Dłużnik po stronie kosztów podatkowych ma symetryczny obowiązek: musi doliczyć do podstawy opodatkowania kwotę zobowiązania, którego nie uregulował w ciągu 90 dni.

Windykacja – co zrobić, zanim wpiszesz stratę w koszty

Zanim dojdziesz do etapu odpisywania długu, warto podjąć działania windykacyjne. Z perspektywy dokumentacyjnej i podatkowej liczy się każdy ślad.

Wezwanie do zapłaty – wysłane listem poleconym lub mailem z potwierdzeniem dostarczenia. Wyznacz nowy termin (zazwyczaj 7-14 dni) i wskaż konsekwencje braku zapłaty.

Nota odsetkowa – jeśli w umowie lub na fakturze był wskazany termin płatności, należą Ci się odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych (od 2023 roku wynoszą one stopę referencyjną NBP powiększoną o 10 pp.). Możesz wystawić notę – choć nie musisz tego robić.

Postępowanie upominawcze (e-sąd) – elektroniczne postępowanie upominawcze to tanie i szybkie rozwiązanie dla bezspornych należności. Wniosek składasz przez system EPU. Jeśli dłużnik nie zaskarży nakazu, po 14 dniach staje się on tytułem egzekucyjnym.

Komornik – po uzyskaniu tytułu wykonawczego możesz skierować sprawę do komornika. Postanowienie o bezskuteczności egzekucji to jeden z dokumentów pozwalających zaliczyć wierzytelność do kosztów podatkowych.

Jak wyglądają formalności po stronie księgowości

Jeśli prowadzisz KPiR (podatkową książkę przychodów i rozchodów), masz do dyspozycji przede wszystkim ulgę za złe długi w podatku dochodowym – odpisujesz korektę w kolumnie przychodów lub kosztów w odpowiednim miesiącu. Tworzenie odpisów aktualizujących nie wchodzi tu w grę.

Przy pełnej księgowości (księgi rachunkowe) masz więcej możliwości – odpisy aktualizujące, rezerwy, a dokumentacja jest z reguły bardziej rozbudowana. Każda wierzytelność wątpliwa powinna być zidentyfikowana i wyceniona, a stan ten ujawniony w sprawozdaniu finansowym.

W obu przypadkach kluczowe jest chronologiczne dokumentowanie wszelkich działań: kiedy wystawiłeś fakturę, kiedy upłynął termin płatności, kiedy wysłałeś wezwanie, kiedy skierowałeś sprawę do sądu. Te daty mają bezpośrednie przełożenie na terminy podatkowe.

Jak chronić się przed niepłacącymi klientami? Prewencja zanim pojawi się problem

Najskuteczniejsza windykacja to ta, której nigdy nie musisz prowadzić. Kilka prostych nawyków na etapie nawiązywania współpracy może oszczędzić Ci wielu nerwów – i realnych strat finansowych.

Sprawdź kontrahenta przed podpisaniem umowy

Weryfikacja nowego klienta nie jest przejawem nieufności – to standard dobrego zarządzania firmą. Co warto sprawdzić?

KRS lub CEIDG – podstawa. Upewnij się, że firma istnieje, kto ją reprezentuje i czy nie jest w trakcie likwidacji lub postępowania upadłościowego. Oba rejestry są bezpłatne i dostępne online.

Biała lista podatników VAT – sprawdzasz jednocześnie, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT i czy podany numer rachunku bankowego jest zgłoszony do urzędu skarbowego. Płatność na rachunek spoza białej listy może oznaczać dla Ciebie odpowiedzialność solidarną za VAT.

Rejestry dłużników – BIG InfoMonitor, KRD i ERIF umożliwiają bezpłatne podstawowe sprawdzenie lub pobranie pełnego raportu za niewielką opłatą. Jeśli kontrahent figuruje w rejestrze, to wyraźny sygnał ostrzegawczy.

Wywiadownie gospodarcze – przy większych kontraktach warto sięgnąć po raport Coface, Bisnode lub podobnych firm. Zawierają ocenę wiarygodności płatniczej i historię zobowiązań.

Nie pomijaj też prostszych źródeł: wyszukiwarka Google, branżowe fora, grupy dla przedsiębiorców. Opinie innych wykonawców bywają bardziej wymowne niż jakikolwiek raport.

Faktura proforma – czym jest i czego nie zastępuje

Faktura proforma to dokument stosowany powszechnie, ale często rozumiany błędnie. Nie jest fakturą w rozumieniu przepisów podatkowych – nie dokumentuje sprzedaży, nie rodzi obowiązku podatkowego ani nie uprawnia do odliczenia VAT. Jej rola jest czysto informacyjna: potwierdza warunki transakcji i może służyć jako podstawa do wpłaty zaliczki.

Sama proforma nie daje Ci więc żadnego zabezpieczenia. Zabezpieczeniem jest zaliczka lub przedpłata wpłacona na jej podstawie – wtedy wystawiasz fakturę zaliczkową, która już dokumentuje rzeczywistą transakcję.

Przy nowych kontrahentach lub większych zleceniach warto wprowadzić zaliczkę jako standard – 30-50% wartości zamówienia z góry to w wielu branżach norma, nie wyjątek.

Umowa zamiast samej faktury

Faktura bez umowy to słabe zabezpieczenie. Sama w sobie nie określa warunków współpracy, nie przewiduje konsekwencji opóźnienia i utrudnia dochodzenie roszczeń. Nawet krótka umowa lub zamówienie pisemne – określające zakres prac, termin realizacji, termin i formę płatności oraz odsetki za zwłokę – daje Ci znacznie silniejszą pozycję na wypadek sporu.

Przy stałej współpracy warto rozważyć ogólne warunki umów lub wzorzec umowny, który stosujesz wobec wszystkich klientów. To oszczędza czas i buduje profesjonalny wizerunek.

Krótsze terminy płatności dla nowych klientów

Standardowe 30-dniowe terminy płatności nie są wymogiem prawnym – to konwencja. Dla nowych lub nieznanych kontrahentów możesz spokojnie stosować 7 lub 14 dni. Skrócenie terminu zmniejsza Twoją ekspozycję finansową i szybciej ujawnia ewentualne problemy z płatnością, zanim wartość nieuregulowanych faktur urośnie.