Coraz więcej małych firm w Polsce współpracuje z kontrahentami z zagranicy. Sprzedaż usług dla klientów z Unii Europejskiej, zakupy oprogramowania od zagranicznych dostawców, faktury za reklamy na Facebooku czy Google, a czasem także sprzedaż towarów poza Polskę – wszystko to sprawia, że rozliczenia zagraniczne przestają być tematem zarezerwowanym wyłącznie dla dużych spółek. Dla wielu jednoosobowych działalności i małych firm to dziś codzienność.
Rozliczenia międzynarodowe rządzą się jednak innymi zasadami niż sprzedaż krajowa. Pojawiają się dodatkowe obowiązki podatkowe, inne reguły VAT, konieczność składania specjalnych deklaracji oraz ryzyko błędów, które mogą skutkować korektami lub problemami podczas kontroli. Dlatego warto wiedzieć, na co zwrócić uwagę, zanim wystawisz lub otrzymasz pierwszą fakturę zagraniczną.
Czym są rozliczenia zagraniczne w działalności gospodarczej?
Rozliczenia zagraniczne to wszystkie transakcje, w których jedną ze stron jest podmiot mający siedzibę poza Polską. Może to być zarówno sprzedaż, jak i zakup towarów lub usług. W praktyce w małej firmie najczęściej spotykane są usługi świadczone dla zagranicznych kontrahentów, zakupy usług cyfrowych, takich jak reklamy, licencje czy narzędzia online, a także handel towarami w ramach Unii Europejskiej.
Każdy z tych przypadków może być rozliczany inaczej pod względem podatku VAT, podatku dochodowego oraz obowiązków sprawozdawczych. Kluczowe znaczenie ma tu nie tylko kraj kontrahenta, ale również jego status podatkowy oraz rodzaj transakcji.
Sprzedaż usług dla kontrahentów z zagranicy
W przypadku małych firm bardzo często mamy do czynienia ze sprzedażą usług, na przykład marketingowych, IT, doradczych czy kreatywnych, dla klientów z innych krajów. Przy takich transakcjach kluczowe jest ustalenie miejsca opodatkowania VAT.
Jeżeli sprzedajesz usługi na rzecz firmy z Unii Europejskiej, która jest podatnikiem VAT, to w większości przypadków miejscem opodatkowania jest kraj nabywcy. Oznacza to, że na fakturze nie wykazujesz polskiego VAT, a stosuje się mechanizm odwrotnego obciążenia. Faktura powinna zawierać odpowiednią adnotację, a Ty masz obowiązek zarejestrować się do VAT-UE i wykazać transakcję w informacji podsumowującej VAT-UE.
Inaczej wygląda sytuacja, gdy świadczysz usługi dla osoby prywatnej z zagranicy. Wtedy miejsce opodatkowania często znajduje się w Polsce, a usługa podlega opodatkowaniu według polskich zasad. Istnieją jednak wyjątki, na przykład dla usług elektronicznych, które mogą wymagać rozliczenia VAT w kraju konsumenta.
Zakup usług od zagranicznych firm
Zakupy usług od zagranicznych kontrahentów to kolejny bardzo częsty przypadek w małych firmach. Dotyczy to m.in. reklam internetowych, hostingu, licencji na oprogramowanie, platform sprzedażowych czy narzędzi do pracy zdalnej.
W takiej sytuacji zazwyczaj mamy do czynienia z importem usług. Oznacza to, że to polski przedsiębiorca ma obowiązek rozliczyć VAT w Polsce, nawet jeśli sprzedawca nie doliczył VAT na fakturze. Podatek rozlicza się metodą odwrotnego obciążenia, wykazując go jednocześnie jako VAT należny i naliczony, o ile przysługuje prawo do odliczenia.
Dla wielu przedsiębiorców zaskoczeniem jest fakt, że import usług może powodować obowiązek rejestracji do VAT-UE, nawet jeśli firma korzysta ze zwolnienia z VAT. To jeden z najczęstszych błędów popełnianych przy pierwszych zagranicznych fakturach kosztowych.
Handel towarami z Unii Europejskiej
Sprzedaż i zakup towarów w ramach Unii Europejskiej również podlega odrębnym zasadom. W przypadku sprzedaży towarów do innego kraju UE mamy do czynienia z wewnątrzwspólnotową dostawą towarów. Przy spełnieniu określonych warunków transakcja może być objęta stawką VAT 0%, ale wymaga to m.in. posiadania numeru VAT-UE obu stron oraz odpowiedniej dokumentacji potwierdzającej wywóz towaru.
Zakup towarów z UE to z kolei wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, które wiąże się z obowiązkiem rozliczenia VAT w Polsce. Nawet jeśli faktura od kontrahenta zagranicznego nie zawiera VAT, podatek musi zostać wykazany w polskich deklaracjach.
Rozliczenia z krajami spoza Unii Europejskiej
Transakcje z kontrahentami spoza Unii Europejskiej, na przykład ze Stanów Zjednoczonych czy Wielkiej Brytanii, rządzą się jeszcze innymi zasadami. W przypadku towarów pojawiają się procedury celne, obowiązek odprawy oraz ewentualne cło. Przy usługach kluczowe znaczenie ma ustalenie miejsca świadczenia oraz tego, czy i w jaki sposób rozliczyć VAT w Polsce.
Warto pamiętać, że brak VAT na fakturze od zagranicznego kontrahenta nie oznacza braku obowiązków podatkowych po stronie polskiej firmy. Często to właśnie nabywca musi rozliczyć podatek w kraju.
Obowiązki formalne i ewidencyjne
Rozliczenia zagraniczne wiążą się z dodatkowymi formalnościami. W zależności od rodzaju transakcji mogą to być rejestracja do VAT-UE, składanie informacji podsumowujących, prawidłowe oznaczanie transakcji w JPK_V7 czy przechowywanie dokumentacji potwierdzającej charakter transakcji.
Warto również zwrócić uwagę na poprawność danych kontrahenta, w tym numerów VAT, oraz na odpowiednie opisy na fakturach. Błędy w tym zakresie mogą prowadzić do konieczności składania korekt lub wyjaśnień w urzędzie skarbowym.
Najczęstsze błędy popełniane przez małe firmy
W praktyce małe firmy najczęściej popełniają błędy związane z brakiem rejestracji do VAT-UE, nieprawidłowym rozliczeniem importu usług lub niewłaściwym wystawieniem faktury zagranicznej. Częstym problemem jest też brak świadomości, że nawet przy zwolnieniu z VAT mogą pojawić się obowiązki związane z transakcjami międzynarodowymi.
Wiele nieporozumień wynika z traktowania faktur zagranicznych tak samo jak krajowych, bez uwzględnienia odmiennych przepisów. Tymczasem nawet pojedyncza transakcja z zagranicą może rodzić konkretne obowiązki podatkowe.
Jak zarejestrować się do VAT-UE – https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/ou305
Dlaczego warto skonsultować rozliczenia zagraniczne z księgowym?
Rozliczenia międzynarodowe są obszarem, w którym łatwo o pomyłkę, a skutki błędów mogą ujawnić się dopiero po czasie. Każda transakcja zagraniczna powinna być analizowana indywidualnie, z uwzględnieniem kraju kontrahenta, rodzaju usługi lub towaru oraz statusu podatkowego stron.
Dobre biuro rachunkowe pomoże prawidłowo zakwalifikować transakcję, zadbać o poprawne deklaracje i uniknąć niepotrzebnych korekt. Dzięki temu przedsiębiorca może skupić się na prowadzeniu biznesu, zamiast zastanawiać się, czy dana faktura została rozliczona prawidłowo.
Rozliczenia zagraniczne w małej firmie – podsumowanie
Rozliczenia zagraniczne w małej firmie nie muszą być skomplikowane, pod warunkiem że przedsiębiorca zna podstawowe zasady i wie, kiedy pojawiają się dodatkowe obowiązki. Sprzedaż i zakup usług, handel towarami w UE oraz transakcje z krajami trzecimi wymagają innego podejścia niż rozliczenia krajowe. Kluczem jest świadomość przepisów, prawidłowa dokumentacja i bieżąca współpraca z księgowym, który zadba o poprawność rozliczeń.
Rozliczenia zagraniczne potrafią budzić wiele wątpliwości, zwłaszcza w małej firmie. Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoje transakcje z zagranicą są prawidłowo ujmowane w księgach i rozliczane zgodnie z przepisami, skontaktuj się z biurem rachunkowym InPlus. Pomagamy przedsiębiorcom w codziennych rozliczeniach i dbamy o to, aby formalności księgowe były prowadzone rzetelnie i na bieżąco.
