Coraz więcej jednoosobowych działalności i małych firm działa z mieszkania. Nie trzeba wynajmować biura, a część wydatków, które i tak ponosisz na dom, może obniżyć podatek. Naturalnie pojawia się pytanie – ile właściwie z czynszu, prądu, telefonu czy internetu wolno wrzucić w koszty?
Dobra wiadomość jest taka, że sporo. Trzeba tylko wiedzieć, co i w jakiej części można rozliczyć oraz co się w ostatnich latach zmieniło, bo część popularnych porad w sieci jest już nieaktualna. Poniżej po kolei tłumaczę zasady.
Koszty firmy w mieszkaniu – od czego zależą
Podstawą jest ogólna zasada z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT: kosztem uzyskania przychodu jest wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania czy zabezpieczenia ich źródła. Jeżeli więc dana opłata realnie wiąże się z prowadzeniem firmy, co do zasady może być kosztem.
Przy mieszkaniu rzadko jednak korzystasz z niego w całości na potrzeby działalności. Dlatego kluczem jest proporcja – rozliczasz tylko tę część wydatków, która przypada na powierzchnię wykorzystywaną firmowo. To na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek wykazania, że wydatek jest związany z działalnością, więc warto sposób wyliczenia proporcji od razu udokumentować.
Czy trzeba wydzielić osobny pokój na firmę
Kiedyś urzędy skarbowe stały na stanowisku, że koszty mieszkania można rozliczać tylko wtedy, gdy jeden pokój służy wyłącznie działalności. To podejście się zmieniło. Od 2019 roku fiskus akceptuje rozliczanie proporcjonalnej części wydatków także wtedy, gdy nie masz pomieszczenia używanego wyłącznie do firmy.
W praktyce najczęściej stosuje się metodę powierzchniową. Ustalasz, jaki procent metrażu mieszkania wykorzystujesz na działalność, i w tej proporcji rozliczasz koszty. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydawanych interpretacjach potwierdza takie podejście, akceptując różne wartości proporcji w zależności od sytuacji – bywa to 30%, ale też więcej, gdy charakter pracy tego wymaga.
Ustawa nie narzuca jednej metody, więc możesz przyjąć inny jednoznaczny klucz podziału, o ile potrafisz go uzasadnić. Sam sposób wyliczenia dobrze jest opisać w oświadczeniu, o którym piszemy niżej.
Mieszkanie – czynsz, media i odsetki od kredytu
W proporcji przypadającej na firmową powierzchnię kosztem mogą być między innymi:
- czynsz administracyjny lub czynsz najmu,
- opłaty za prąd, wodę, ogrzewanie, gaz, ścieki i wywóz śmieci,
- ubezpieczenie mieszkania oraz koszt alarmu,
- remont dotyczący części wykorzystywanej firmowo.
Osobno warto wspomnieć o kredycie hipotecznym. Do kosztów zaliczysz część odsetkową raty, i to również proporcjonalnie do firmowej powierzchni. Sam kapitał, czyli spłata pożyczonej kwoty, kosztem nie jest.
Prosty przykład. Mieszkanie ma 60m², a na działalność wykorzystujesz 12m², czyli 20 proc. powierzchni. Oznacza to, że 20 proc. czynszu, rachunków za media czy odsetek od kredytu możesz ująć w kosztach firmy.
Uwaga na amortyzację mieszkania – tego już nie rozliczysz
To miejsce, w którym najłatwiej o błąd na podstawie starszych poradników. Do końca 2022 roku właściciel mieszkania wprowadzonego do firmy mógł zaliczać do kosztów odpisy amortyzacyjne, czyli stopniowo rozliczać jego wartość i obniżać podatek.
Od 2023 roku, w ramach zmian Polskiego Ładu, amortyzacja lokali i budynków mieszkalnych została wyłączona z kosztów podatkowych. Dotyczy to zarówno PIT, jak i CIT, i obowiązuje niezależnie od tego, kiedy nieruchomość została kupiona. Innymi słowy, amortyzacji mieszkania wykorzystywanego w działalności już nie rozliczysz.
Zakaz obejmuje lokale mieszkalne. Amortyzacja lokali użytkowych, takich jak biuro, magazyn czy lokal usługowy, pozostaje możliwa na dotychczasowych zasadach.
Telefon i internet – prywatny czy firmowy
Telefon i internet też mogą być kosztem, ale sposób rozliczenia zależy od tego, na kogo jest umowa.
Jeżeli korzystasz z abonamentu prywatnego, kosztem może być tylko ta część, która dotyczy działalności. W praktyce bywa to kłopotliwe, bo trzeba wykazać, jaka część połączeń czy transmisji danych była firmowa. Fiskus dopuszcza rozliczanie według proporcji czasu użytkowania, na przykład gdy z internetu korzystasz w 70 proc. do pracy, a w 30 proc. prywatnie, do kosztów bierzesz 70 proc. faktury.
Dużo prostszym i bardziej przejrzystym rozwiązaniem jest podpisanie umowy na firmę. Wtedy wydatek jest jednoznacznie związany z działalnością i nie musisz szacować proporcji przy każdym rachunku. Dla przedsiębiorcy, dla którego telefon i internet to podstawowe narzędzia pracy, to zwykle najwygodniejsza opcja.
VAT od mediów, telefonu i internetu
Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, od wydatków wykorzystywanych w firmie możesz też odliczać podatek. Przy mediach, telefonie i internecie robisz to proporcjonalnie do tego, w jakim stopniu służą one działalności. Zasada jest więc podobna jak przy kosztach – liczy się część firmowa.
Inaczej wygląda to przy samym zakupie mieszkania. Lokale mieszkalne co do zasady nie dają prawa do odliczenia VAT, bo są przeznaczone na cele mieszkaniowe.
Wyposażenie biura w domu
Kosztem może być również wyposażenie stanowiska pracy, między innymi biurko, fotel, regał, lampa, komputer czy drukarka. Tu proporcja powierzchni nie ma zastosowania – sprzęt kupujesz na potrzeby firmy i rozliczasz w całości.
Ważna jest wartość. Wyposażenie i sprzęt o wartości do 10 000 zł możesz zaliczyć jednorazowo do kosztów w miesiącu zakupu. Powyżej tej kwoty składnik majątku wprowadzasz do ewidencji środków trwałych i rozliczasz przez amortyzację.
Jak rozliczać bezpiecznie
Skoro to na Tobie spoczywa obowiązek udowodnienia związku wydatków z firmą, warto zadbać o dokumentację. Przygotuj oświadczenie, w którym wskażesz firmową powierzchnię, przyjętą proporcję oraz procentowe przypisanie poszczególnych opłat – czynszu, mediów, ubezpieczenia i pozostałych kosztów. Na tej podstawie co miesiąc łatwo wyliczysz kwoty do ujęcia w kosztach, a metoda pozostanie spójna.
Zwróć też uwagę na jeden haczyk. Zgłoszenie części mieszkania jako zajętej na prowadzenie działalności może oznaczać wyższą stawkę podatku od nieruchomości dla tej powierzchni. Zanim więc zdecydujesz, jak dużą część lokalu przypiszesz firmie, warto policzyć, czy oszczędność na podatku dochodowym nie zostanie zjedzona przez wyższy podatek od nieruchomości.
Firma w domu – podsumowanie
Prowadząc firmę w mieszkaniu, możesz rozliczyć w kosztach proporcjonalną część czynszu, mediów, odsetek od kredytu, ubezpieczenia i remontu firmowej powierzchni, a osobny pokój przeznaczony wyłącznie na działalność nie jest już do tego konieczny. Wyposażenie biura zaliczysz w koszty w całości, a telefon i internet najprościej rozliczyć na podstawie umowy zawartej na firmę. Trzeba jednak pamiętać, że od 2023 roku amortyzacji mieszkania nie ujmiesz już w kosztach, a przypisanie części lokalu do działalności może podnieść podatek od nieruchomości. Kluczem do bezpiecznego rozliczenia jest rozsądnie ustalona proporcja i porządna dokumentacja.
Jeśli chcesz mieć pewność, że rozliczasz koszty mieszkania i firmowe rachunki maksymalnie korzystnie i zgodnie z przepisami, zajmiemy się tym za Ciebie – wystarczy, że się z nami skontaktujesz.
