Jeśli Twoja firma sprzedaje usługi albo towary klientom z innych krajów Unii Europejskiej, jeszcze niedawno oznaczało to zwykle jedno – konieczność rejestracji do VAT w każdym z tych państw i rozliczania podatku według tamtejszych zasad. Dla małej działalności był to spory kłopot, który skutecznie zniechęcał do wychodzenia poza Polskę.
Od 2025 roku jest na to prostsze rozwiązanie. Procedura szczególna SME pozwala drobnym przedsiębiorcom korzystać ze zwolnienia z VAT także w innych krajach UE, bez rejestracji i rozliczeń w każdym z nich osobno. Poniżej wyjaśniam na czym polega, kto może z niej skorzystać i jak do niej przystąpić.
Czym jest procedura szczególna SME?
Procedura szczególna dla małych przedsiębiorstw, w skrócie SME, obowiązuje od 1 stycznia 2025 roku. Umożliwia przedsiębiorcy mającemu siedzibę w jednym państwie UE korzystanie ze zwolnienia podmiotowego z VAT również w innych państwach członkowskich, w których nie ma siedziby.
Rozwiązanie działa w obie strony. Polski przedsiębiorca może korzystać ze zwolnienia z VAT w wybranych krajach UE, a przedsiębiorca z innego państwa członkowskiego może na analogicznych zasadach korzystać ze zwolnienia w Polsce. Podstawą jest unijna dyrektywa 2020/285, wdrożona do polskiej ustawy o VAT.
Co ważne, procedura jest dobrowolna. W jednych krajach możesz korzystać ze zwolnienia w ramach SME, a w innych rozliczać VAT na zasadach ogólnych. Przystąpienie do procedury nie wyklucza też funkcjonowania jako czynny podatnik VAT w Polsce.
Co zmieniła procedura SME?
Żeby docenić tę zmianę, warto spojrzeć jak było wcześniej. Do końca 2024 roku przedsiębiorca sprzedający w państwie UE, w którym nie miał siedziby, musiał co do zasady zarejestrować się tam dla celów VAT i dopełniać wszystkich obowiązków, czyli składać deklaracje, rozliczać podatek, pilnować lokalnych terminów. Przy sprzedaży do kilku krajów naraz robiło się z tego poważne obciążenie.
Od 2025 roku obsługa spraw związanych z procedurą SME odbywa się w kraju siedziby firmy. Polski przedsiębiorca składa dokumenty i raportuje obroty w Polsce, a nie w każdym państwie sprzedaży osobno. Celem tej zmiany było uproszczenie obowiązków administracyjnych i ułatwienie małym firmom wejścia na rynki innych krajów Unii.
Dla kogo jest procedura SME?
Z procedury mogą korzystać mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa. W praktyce, ze względu na limity obrotu, o których piszemy niżej, jest to narzędzie dla małych firm prowadzących sprzedaż transgraniczną.
To dobre rozwiązanie na przykład dla jednoosobowej działalności świadczącej usługi cyfrowe dla klientów z UE, małego sklepu internetowego czy firmy oferującej wynajem albo usługi w kilku państwach członkowskich. Jeśli Twoja sprzedaż za granicę jest na tyle niewielka, że mieści się w limitach zwolnienia, SME pozwala uniknąć rejestracji i rozliczeń VAT w każdym z tych krajów.
Limity – dwa progi, których trzeba pilnować
Tu jest sedno całej procedury, bo o prawie do zwolnienia decydują dwa limity naraz.
Pierwszy to limit unijny. Twój roczny obrót na terytorium całej Unii Europejskiej nie może przekroczyć 100 000 euro, i to ani w poprzednim, ani w bieżącym roku podatkowym. Liczy się tu sprzedaż we wszystkich krajach UE łącznie, w tym w Polsce.
Drugi to limit lokalny kraju, w którym chcesz korzystać ze zwolnienia. Każde państwo stosuje własny próg zwolnienia podmiotowego i trzeba się w nim zmieścić. W Polsce zwolnienie podmiotowe z VAT przysługuje do 240 000 zł rocznie (do 2025 roku było to 200 000 zł), więc taki limit obowiązuje zagranicznego przedsiębiorcę, który chce korzystać ze zwolnienia u nas.
Jeśli przekroczysz limit unijny 100 000 euro, tracisz prawo do zwolnienia i to już od tej czynności, którą próg został przekroczony. Warto też pamiętać, że nie każdy kraj UE wprowadził zwolnienie w ramach SME, dlatego przed rozpoczęciem sprzedaży trzeba sprawdzić zasady konkretnego państwa.
Jak przystąpić do procedury SME krok po kroku
Sama rejestracja przebiega w kilku etapach:
- Składasz tak zwane uprzednie powiadomienie do właściwego urzędu. Dla polskich podatników jest to Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Dokument można złożyć elektronicznie przez e-Urząd Skarbowy. W powiadomieniu wskazujesz państwa, w których chcesz korzystać ze zwolnienia, oraz swoje obroty za bieżący i poprzedni rok.
- Rejestrujesz się jako podatnik VAT zwolniony. Sama taka rejestracja nie nakłada nowych obowiązków, nie musisz z tego tytułu składać deklaracji ani wystawiać faktur, ale jest konieczna do uzyskania numeru identyfikacyjnego.
- Urząd nadaje polski numer identyfikacyjny z końcówką EX. Ma na to 35 dni od złożenia powiadomienia. Może też, na podstawie informacji z innego państwa UE, odmówić prawa do zwolnienia.
- Od potwierdzenia numeru możesz korzystać ze zwolnienia z VAT w wskazanych krajach.
Numer EX i obowiązki po rejestracji
Efektem rejestracji jest indywidualny numer identyfikacyjny poprzedzony kodem PL i zakończony oznaczeniem EX, na przykład PL1234567890-EX. Służy on do identyfikacji firmy przy transakcjach w ramach procedury i pozwala kontrahentowi zweryfikować, że zwolnienie faktycznie Ci przysługuje.
Po uzyskaniu numeru dochodzi jeden stały obowiązek. Musisz składać kwartalną informację o obrotach osiąganych we wszystkich państwach UE, łącznie z Polską. Masz na to miesiąc od zakończenia kwartału. W zamian nie rejestrujesz się do VAT ani nie składasz deklaracji w krajach, w których korzystasz ze zwolnienia.
SME a OSS – to nie to samo
Przy sprzedaży do UE łatwo pomylić dwie procedury, które służą do czegoś innego.
Procedura SME to zwolnienie z VAT. Korzystając z niej, w ogóle nie naliczasz podatku od sprzedaży objętej zwolnieniem w danym kraju. Procedura OSS działa odwrotnie, bo służy do uproszczonego rozliczania należnego VAT z jednego miejsca, gdy podatek jednak trzeba zapłacić. To dwa różne narzędzia i wybór zależy od tego, czy w danej sytuacji mieścisz się w limitach zwolnienia, czy musisz rozliczyć podatek.
Procedura szczególna SME – podsumowanie
Procedura szczególna SME to obowiązujące od 2025 roku ułatwienie dla małych firm sprzedających w innych krajach Unii Europejskiej. Pozwala korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT za granicą bez rejestracji i rozliczeń w każdym państwie osobno, a wszystko obsługujesz w kraju siedziby. Kluczowe są dwa limity: unijny obrót do 100 000 euro rocznie oraz lokalny próg kraju, w którym chcesz korzystać ze zwolnienia. Do tego dochodzi uzyskanie numeru z końcówką EX i kwartalne raportowanie obrotów. Dla drobnej działalności prowadzącej sprzedaż transgraniczną to realna oszczędność czasu i formalności, o ile dobrze zaplanuje się limity i obowiązki.
Więcej o procedurze szczególnej SME znajdziesz na https://podatki.gov.pl/pozostale/procedura-szczegolna-sme
Jeśli sprzedajesz do klientów z UE i szukasz biura księgowego, które pomoże Ci z rozliczeniami, jesteśmy do Twojej dyspozycji – wystarczy, że się z nami skontaktujesz.
